Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã cùng nhau khám phá Supplier Management – Quản lý Nhà cung cấp – từ mục đích cơ bản đến các hoạt động chính như lựa chọn, đàm phán và giám sát. Chúng ta đã hiểu rằng đây là Practice (thực hành) thiết yếu để đạt hiệu suất cao trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi sự phụ thuộc vào bên thứ ba ngày càng gia tăng.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào khía cạnh chiến lược của Practice này: cách Supplier Management được tích hợp vào toàn bộ ITIL Service Value Chain (Chuỗi Giá Trị Dịch vụ), đảm bảo tổ chức không chỉ quản lý các nhà cung cấp mà còn mở rộng khả năng và tạo ra giá trị xuyên suốt chuỗi hoạt động của mình.
Nhắc lại về Supplier Management và Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Mục đích của thực hành quản lý nhà cung cấp là đảm bảo rằng các nhà cung cấp của tổ chức và hiệu suất của họ được quản lý phù hợp để hỗ trợ việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng liền mạch. Nó bao gồm việc tạo ra các mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp chính để khám phá và tạo ra giá trị mới, giảm rủi ro thất bại. Mọi tổ chức và mọi dịch vụ đều phụ thuộc ở một mức độ nào đó vào các dịch vụ được cung cấp bởi các tổ chức khác.
Trong khi đó, Chuỗi Giá Trị Dịch vụ (SVC) là mô hình vận hành của ITIL 4, mô tả các hoạt động mà tổ chức thực hiện để tạo ra và cung cấp giá trị cho khách hàng: Plan (Lập kế hoạch), Improve (Cải tiến), Engage (Tương tác), Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi), Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng), và Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ).
Vậy, Supplier Management (SM) tương tác và đóng góp vào các hoạt động này như thế nào? SM đóng vai trò là cầu nối quan trọng, tích hợp hiệu quả các nguồn lực và khả năng từ bên ngoài vào hệ sinh thái dịch vụ của tổ chức.
Sự đóng góp của Supplier Management vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Supplier Management là một trong những Practice có sự tương tác mạnh mẽ và đóng góp thiết yếu vào nhiều hoạt động của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, đảm bảo rằng các mối quan hệ đối tác được quản lý để tối đa hóa giá trị.
1. Vai trò trong Plan (Lập kế hoạch)
Plan là hoạt động lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ để đảm bảo sự hiểu biết chung về tầm nhìn, trạng thái hiện tại và hướng cải tiến.
Đóng góp của SM: Trong hoạt động Plan, Supplier Management cung cấp thông tin quan trọng về khả năng, giới hạn và rủi ro của các nhà cung cấp tiềm năng và hiện có. Điều này giúp tổ chức đưa ra các quyết định chiến lược về việc có nên thuê ngoài một chức năng nào đó (sourcing decisions), lựa chọn nhà cung cấp nào, và cách tích hợp họ vào kế hoạch tổng thể. Nó hỗ trợ việc lập kế hoạch chiến lược bằng cách cung cấp cái nhìn sâu sắc về thị trường nhà cung cấp và các lựa chọn sourcing.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, lập kế hoạch chiến lược cho tầm nhìn "công ty xanh" bằng việc chuyển đổi đội xe sang xe điện, Supplier Management sẽ cung cấp thông tin về các nhà sản xuất xe điện tiềm năng, khả năng cung ứng của họ, chi phí, và các điều khoản hợp đồng. Thông tin này là nền tảng để Henri đưa ra quyết định sourcing phù hợp và lập kế hoạch đầu tư hiệu quả.
2. Vai trò trong Engage (Tương tác)
Engage là hoạt động để hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan, thu hút họ tham gia vào việc cung cấp dịch vụ và xây dựng mối quan hệ tốt.
Đóng góp của SM: Đối với hoạt động Engage, Supplier Management đóng vai trò trung tâm trong việc thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp. Nó bao gồm việc tương tác, đánh giá, lựa chọn và quản lý quan hệ nhà cung cấp. Việc này giúp đảm bảo rằng các nhà cung cấp được coi là đối tác thực sự, và các kênh giao tiếp luôn mở để giải quyết vấn đề và khám phá cơ hội mới.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Marco, IT Delivery Manager của Axle, thường xuyên tổ chức các diễn đàn quản trị hàng tháng với các nhà cung cấp như Craig's Cleaning (dịch vụ vệ sinh xe) và các đối tác công nghệ thông tin. Những cuộc tương tác này không chỉ để giám sát hiệu suất mà còn để xây dựng mối quan hệ tin cậy, thảo luận về các cải tiến và giải quyết mọi vấn đề phát sinh, thể hiện sự "engage" chủ động với nhà cung cấp.
3. Vai trò trong Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi)
Design and Transition là hoạt động đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi đáp ứng các yêu cầu bằng cách được thiết kế, chuyển đổi và xác thực phù hợp.
Đóng góp của SM: Trong hoạt động Design and Transition, Supplier Management đảm bảo rằng các yêu cầu hợp đồng và các điều khoản dịch vụ từ nhà cung cấp được định nghĩa rõ ràng cho các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi. Nó giúp tích hợp các thành phần do nhà cung cấp cung cấp vào thiết kế tổng thể của dịch vụ, đảm bảo tính tương thích, hiệu suất và khả năng tích hợp.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle thiết kế ứng dụng đặt xe mới với tính năng sinh trắc học, đội ngũ thiết kế cần làm việc chặt chẽ với Supplier Management để đảm bảo các API hoặc dịch vụ xác thực sinh trắc học từ nhà cung cấp bên ngoài được tích hợp liền mạch. Supplier Management sẽ đảm bảo các hợp đồng với nhà cung cấp này bao gồm các yêu cầu kỹ thuật và hiệu suất cần thiết để hệ thống hoạt động đúng như thiết kế.
4. Vai trò trong Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng)
Obtain/Build là hoạt động đảm bảo các thành phần dịch vụ sẵn sàng theo yêu cầu và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận.
Đóng góp của SM: Trong hoạt động Obtain/Build, Supplier Management đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ mua sắm các sản phẩm và dịch vụ từ bên thứ ba. Nó đảm bảo rằng các quy trình mua sắm tuân thủ chính sách, các nhà cung cấp được lựa chọn dựa trên tiêu chí rõ ràng, và các hợp đồng được thực hiện đúng cách. Điều này bao gồm việc quản lý các đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ nhận được, và giải quyết các vấn đề liên quan đến giao hàng.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle mua sắm các cảm biến và phần cứng cho hệ thống Axle Aware từ các nhà cung cấp, Supplier Management sẽ đảm bảo rằng các nhà cung cấp được lựa chọn dựa trên chất lượng, giá cả và khả năng cung ứng. Họ cũng sẽ giám sát quá trình giao hàng và kiểm tra chất lượng để đảm bảo các thành phần này sẵn sàng cho việc tích hợp vào hệ thống Axle Aware.
5. Vai trò trong Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ)
Deliver and Support là hoạt động đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và hỗ trợ theo các thông số kỹ thuật và mức độ thỏa thuận.
Đóng góp của SM: Cuối cùng, trong hoạt động Deliver and Support, Supplier Management chịu trách nhiệm quản lý hiệu suất của nhà cung cấp để đảm bảo việc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người dùng cuối không bị gián đoạn. Nó bao gồm việc giám sát SLA (Service Level Agreement) của nhà cung cấp, giải quyết các sự cố liên quan đến nhà cung cấp, và đảm bảo rằng các nhà cung cấp hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Su đã chia sẻ: "Chúng tôi cũng giám sát chất lượng dịch vụ do các đối tác và nhà cung cấp của chúng tôi cung cấp, chẳng hạn như công việc mà Craig's Cleaning thực hiện cho chúng tôi." Nếu một chiếc xe không được vệ sinh sạch sẽ (do lỗi của Craig's Cleaning), Supplier Management sẽ làm việc với Craig's để giải quyết vấn đề, đảm bảo trải nghiệm khách hàng không bị ảnh hưởng. Tương tự, nếu có sự cố mất kết nối internet do nhà cung cấp, Supplier Management sẽ phối hợp để khắc phục nhanh chóng, đảm bảo dịch vụ liên tục.
6. Vai trò trong Improve (Cải tiến)
Đóng góp của SM: Supplier Management cũng đóng góp gián tiếp vào hoạt động Improve. Các vấn đề hoặc hiệu suất kém từ nhà cung cấp, được phát hiện qua quá trình giám sát, sẽ là đầu vào quan trọng cho các sáng kiến cải tiến. Nó giúp tổ chức học hỏi từ các mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa chuỗi cung ứng dịch vụ.
Lợi ích tổng thể khi Supplier Management mở rộng khả năng trong Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Khi Supplier Management được tích hợp chặt chẽ vào toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó mang lại những lợi ích chiến lược to lớn, giúp tổ chức bạn không chỉ quản lý rủi ro mà còn khai thác tối đa tiềm năng từ các đối tác:
Mở rộng khả năng và năng lực của tổ chức: Cho phép tổ chức tiếp cận các chuyên môn, công nghệ và nguồn lực mà họ không có nội bộ, mở rộng phạm vi và chất lượng dịch vụ.
Tăng cường chất lượng dịch vụ liền mạch: Đảm bảo các thành phần và dịch vụ từ bên ngoài đạt tiêu chuẩn cao, góp phần vào một trải nghiệm dịch vụ cuối cùng nhất quán và chất lượng cho khách hàng.
Tối ưu hóa chi phí và giá trị: Đảm bảo các khoản đầu tư vào nhà cung cấp mang lại lợi ích tốt nhất thông qua đàm phán thông minh và quản lý hiệu suất chặt chẽ.
Giảm thiểu rủi ro: Kiểm soát chặt chẽ các rủi ro liên quan đến bên thứ ba, từ gián đoạn hoạt động, chất lượng kém đến vấn đề bảo mật thông tin.
Thúc đẩy đổi mới: Các nhà cung cấp chiến lược có thể mang lại các ý tưởng và giải pháp mới, công nghệ tiên tiến, thúc đẩy sự đổi mới và phát triển của tổ chức bạn.
Cải thiện quan hệ hợp tác: Xây dựng mối quan hệ tin cậy và cùng có lợi với các đối tác quan trọng, tạo ra một hệ sinh thái dịch vụ mạnh mẽ và bền vững.
Tăng cường khả năng thích ứng: Tổ chức trở nên linh hoạt hơn trong việc mở rộng hoặc thay đổi các dịch vụ dựa trên nhu cầu thị trường, bằng cách tận dụng mạng lưới nhà cung cấp đa dạng (multi-sourcing).
Kết luận
Supplier Management không chỉ là việc quản lý hợp đồng; đó là việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối tác chiến lược, biến các nhà cung cấp thành cánh tay nối dài, giúp tổ chức mở rộng khả năng và tạo ra giá trị xuyên suốt Chuỗi Giá Trị Dịch vụ. Bằng cách tích hợp chặt chẽ Supplier Management vào mọi hoạt động của SVC, bạn sẽ đảm bảo việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng liền mạch, thúc đẩy sự bền vững và thành công cho tổ chức của mình.
Hãy tận dụng sức mạnh của các đối tác để đạt được hiệu suất cao nhất và tối đa hóa giá trị!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá Practice Workforce and Talent Management – Quản lý Lực lượng lao động và Tài năng, một Practice cốt lõi để xây dựng đội ngũ vững mạnh!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét