Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã cùng nhau khám phá Portfolio Management – Quản lý Danh mục đầu tư – từ mục đích chiến lược đến việc đi sâu vào các loại danh mục chính (Sản phẩm/Dịch vụ, Dự án, Chương trình). Chúng ta đã hiểu rằng đây là Practice (thực hành) quan trọng giúp tổ chức lựa chọn đúng sáng kiến để đầu tư nguồn lực.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi thêm một bước nữa, phân tích cách Portfolio Management không chỉ là một tập hợp các danh mục mà còn là một động lực mạnh mẽ, kết nối chiến lược tổng thể của tổ chức với việc tạo ra giá trị thông qua từng hoạt động của ITIL Service Value Chain (Chuỗi Giá Trị Dịch vụ). Practice này đảm bảo sự liên kết giữa các sáng kiến và chiến lược, từ đó tối đa hóa lợi ích kinh doanh.
Nhắc lại về Portfolio Management và Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Mục đích của thực hành quản lý danh mục đầu tư là đảm bảo rằng tổ chức có sự kết hợp phù hợp của các chương trình, dự án, sản phẩm và dịch vụ để thực hiện chiến lược của tổ chức trong giới hạn ngân sách và tài nguyên của mình. Nó là một tập hợp phối hợp các quyết định chiến lược giúp cân bằng giữa thay đổi tổ chức và hoạt động kinh doanh thông thường.
Trong khi đó, Chuỗi Giá Trị Dịch vụ (SVC) là mô hình vận hành của ITIL 4, mô tả các hoạt động mà tổ chức thực hiện để tạo ra và cung cấp giá trị cho khách hàng: Plan (Lập kế hoạch), Improve (Cải tiến), Engage (Tương tác), Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi), Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng), và Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ).
Vậy, Portfolio Management (PM) tương tác và đóng góp vào các hoạt động này như thế nào? PM đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ, triển khai và quản lý các nguồn lực trong toàn tổ chức, điều chỉnh nguồn lực và năng lực với các kết quả của khách hàng như một phần của việc thực hiện chiến lược trong ITIL SVS (Service Value System). PM là Practice "đầu tiên" trong logic của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, bởi vì mọi hoạt động khác đều phải căn cứ vào chiến lược thông qua PM để đảm bảo sự liên kết và tạo ra giá trị đúng hướng.
Sự đóng góp của Portfolio Management vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Portfolio Management là một trong những Practice có sự tương tác mạnh mẽ và đóng góp thiết yếu vào nhiều hoạt động của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, đặc biệt ở giai đoạn định hình chiến lược và đầu tư.
1. Vai trò trong Plan (Lập kế hoạch)
Plan là hoạt động lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ để đảm bảo sự hiểu biết chung về tầm nhìn, trạng thái hiện tại và hướng cải tiến.
Đóng góp của PM: Trong hoạt động Plan, Portfolio Management cung cấp thông tin quan trọng về tình trạng của các dự án, sản phẩm và dịch vụ hiện có trong danh mục hoặc đang trong quá trình phát triển (pipeline). Nó giúp xác định những mục tiêu chiến lược mà các sáng kiến này được thiết kế để đáp ứng. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực và định hướng phát triển, đảm bảo các kế hoạch phù hợp với chiến lược tổng thể.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, và ban lãnh đạo đang trong giai đoạn lập kế hoạch chiến lược cho năm tới, họ sẽ xem xét Danh mục Dự án và Danh mục Sản phẩm/Dịch vụ hiện có của mình thông qua báo cáo từ Portfolio Management. Thông tin này sẽ cho họ biết dự án nâng cấp ứng dụng đã đến giai đoạn nào, chi phí cho đội xe điện ra sao, và liệu các sáng kiến đó có thực sự đóng góp vào mục tiêu "công ty xanh" hay không. Điều này giúp họ quyết định nên tiếp tục, dừng lại hay đầu tư thêm vào các sáng kiến nào.
2. Vai trò trong Improve (Cải tiến)
Improve là hoạt động đảm bảo cải tiến liên tục các sản phẩm, dịch vụ và thực hành trên toàn bộ các hoạt động của tổ chức.
Đóng góp của PM: Đối với hoạt động Improve, Portfolio Management xác định các cơ hội để cải thiện hiệu quả và tăng cường sự hợp tác, loại bỏ sự trùng lặp giữa các dự án, và nhận diện, giảm thiểu rủi ro. Các sáng kiến cải tiến được ưu tiên và nếu được phê duyệt, có thể được thêm vào danh mục liên quan. Điều này giúp đảm bảo rằng các nỗ lực cải tiến không chỉ giải quyết các vấn đề cục bộ mà còn phù hợp với chiến lược tổng thể và mang lại giá trị lớn nhất.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Trong quá trình xem xét danh mục, nhóm Portfolio Management của Axle có thể phát hiện ra hai dự án khác nhau đang phát triển các thành phần có chức năng tương tự. Nhờ thông tin này, họ có thể quyết định hợp nhất hai dự án, hoặc loại bỏ một, từ đó tiết kiệm chi phí, nguồn lực và loại bỏ sự trùng lặp, đây chính là một cơ hội để cải tiến hiệu suất tổng thể của tổ chức.
3. Vai trò trong Engage (Tương tác)
Engage là hoạt động để hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan, thu hút họ tham gia vào việc cung cấp dịch vụ và xây dựng mối quan hệ tốt.
Đóng góp của PM: Trong hoạt động Engage, khi các cơ hội hoặc nhu cầu được tổ chức nhận diện, các quyết định về cách ưu tiên chúng sẽ dựa trên chiến lược của tổ chức, cùng với đánh giá rủi ro và khả năng sẵn có của nguồn lực (từ Portfolio Management). PM giúp đảm bảo rằng sự tương tác với khách hàng và các bên liên quan được định hướng bởi các mục tiêu chiến lược.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Su, Product Manager của Axle, khi gặp gỡ khách hàng doanh nghiệp để thảo luận về các yêu cầu mới, có thể sử dụng thông tin từ Danh mục Sản phẩm/Dịch vụ (do Portfolio Management quản lý) để giới thiệu các tính năng hoặc dịch vụ mới của Axle (ví dụ: các tính năng liên quan đến xe điện hoặc hệ thống Axle Aware) mà phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách hàng, thay vì chỉ phản ứng với yêu cầu.
4. Vai trò trong Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi)
Design and Transition là hoạt động đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi đáp ứng các yêu cầu bằng cách được thiết kế, chuyển đổi và xác thực phù hợp.
Đóng góp của PM: Portfolio Management đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được định nghĩa rõ ràng và liên kết với việc đạt được các kết quả kinh doanh. Từ đó, các hoạt động thiết kế và chuyển đổi được định hướng đúng đắn, tập trung vào việc tạo ra các giải pháp phù hợp với chiến lược và mang lại giá trị đã hứa.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle thiết kế ứng dụng đặt xe mới với tính năng sinh trắc học, Portfolio Management đảm bảo rằng dự án này phù hợp với chiến lược "trải nghiệm du lịch toàn diện" của Henri và các mục tiêu lợi nhuận. Các nhà thiết kế sẽ biết rõ các yêu cầu từ cấp danh mục để tạo ra một giải pháp không chỉ đáp ứng chức năng mà còn phù hợp với hướng đi chiến lược.
5. Vai trò trong Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng)
Obtain/Build là hoạt động đảm bảo các thành phần dịch vụ sẵn sàng theo yêu cầu và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận.
Đóng góp của PM: Tương tự như Design and Transition, Portfolio Management đảm bảo rằng việc mua sắm hoặc phát triển các thành phần đều tuân thủ các mục tiêu chiến lược đã được đặt ra trong danh mục. PM cung cấp sự rõ ràng về những gì cần được mua hoặc xây dựng, và cách chúng đóng góp vào các sáng kiến lớn hơn.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Marco (IT Delivery Manager) mua sắm các cảm biến và phần mềm cho hệ thống Axle Aware, Portfolio Management đã phê duyệt dự án này dựa trên sự đóng góp chiến lược của nó. Điều này đảm bảo rằng Marco mua sắm các thành phần phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và chiến lược tổng thể, tránh lãng phí nguồn lực vào các thành phần không cần thiết hoặc không phù hợp.
6. Vai trò trong Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ)
Deliver and Support là hoạt động đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và hỗ trợ theo các thông số kỹ thuật và mức độ thỏa thuận.
Đóng góp của PM: Portfolio Management giúp đảm bảo rằng các dịch vụ hiện có vẫn phù hợp với chiến lược tổng thể và tạo ra giá trị liên tục. Nếu một dịch vụ không còn phù hợp hoặc không mang lại giá trị như kỳ vọng, Portfolio Management sẽ đưa ra quyết định "loại bỏ" nó khỏi danh mục, tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí vào việc duy trì các dịch vụ không hiệu quả.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Giả sử Axle có một dịch vụ cho thuê xe đạp điện không còn phổ biến và gây lỗ. Portfolio Management, dựa trên dữ liệu hiệu suất và phản hồi thị trường, có thể quyết định ngừng cung cấp dịch vụ này để chuyển nguồn lực sang các dịch vụ xe điện có lợi nhuận cao hơn, đảm bảo các hoạt động Deliver and Support chỉ tập trung vào những gì thực sự mang lại giá trị.
Lợi ích chiến lược khi Portfolio Management dẫn dắt Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Khi Portfolio Management được tích hợp chặt chẽ và dẫn dắt toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó mang lại những lợi ích chiến lược to lớn, đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới:
Đảm bảo liên kết chiến lược: Mọi sáng kiến, từ cấp cao nhất (kế hoạch chiến lược) đến hoạt động hàng ngày, đều được liên kết một cách rõ ràng với chiến lược tổng thể của tổ chức. Điều này tạo ra sự nhất quán và định hướng trong mọi nỗ lực, tránh tình trạng "mỗi người một hướng".
Tối ưu hóa đầu tư và nguồn lực: Bằng cách có cái nhìn toàn diện về danh mục, tổ chức có thể phân bổ nguồn lực (tài chính, nhân sự, công nghệ) cho những nơi mang lại giá trị cao nhất và phù hợp nhất với mục tiêu chiến lược, tránh lãng phí vào các giải pháp không phù hợp hoặc trùng lặp.
Nâng cao khả năng thích ứng và cạnh tranh: Một danh mục được quản lý linh hoạt cho phép tổ chức phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi của thị trường, công nghệ và kỳ vọng của khách hàng. Nó tạo điều kiện cho sự đổi mới có kiểm soát và giúp tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh.
Giảm thiểu rủi ro và phức tạp: Bằng cách đánh giá rủi ro ở cấp độ danh mục, tổ chức có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để giảm thiểu các rủi ro lớn và quản lý sự phức tạp của việc thực hiện nhiều sáng kiến cùng lúc.
Cải thiện hiệu suất tổng thể: Khi mọi hoạt động được định hướng bởi một danh mục rõ ràng và được điều phối chặt chẽ, hiệu quả hoạt động của toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ sẽ được nâng cao, từ tốc độ phát triển đến chất lượng cung cấp dịch vụ.
Tạo ra giá trị bền vững: Portfolio Management đảm bảo rằng các dịch vụ không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn được xây dựng trên một nền tảng vững chắc để phát triển trong tương lai, mang lại giá trị bền vững cho khách hàng và tổ chức.
Kết luận
Portfolio Management không chỉ là việc quản lý danh sách các dự án; đó là một Practice chiến lược, đóng vai trò then chốt trong việc liên kết mọi sáng kiến của tổ chức với mục tiêu tổng thể, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới việc tạo ra giá trị tối đa trên toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ. Nó là "la bàn" định hướng cho sự phát triển và thành công bền vững của tổ chức bạn.
Hãy quản lý danh mục của bạn một cách chiến lược để dẫn dắt tổ chức đến thành công!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá Practice Project Management – Quản lý Dự án, và vai trò của nó trong việc đưa các sáng kiến vào thực tế!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét