Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong hành trình "Giải mã các Practices trong ITIL 4", chúng ta đã cùng nhau khám phá nhiều khía cạnh của quản lý dịch vụ, từ việc quản lý tài chính đến việc quản lý đối tác. Hôm nay, chúng ta sẽ chuyển sang một Practice (thực hành) mang tính nền tảng, định hình tương lai của mọi tổ chức: Strategy Management – Quản lý Chiến lược.
Trong một thế giới kinh doanh đầy biến động và bất ngờ, việc có một chiến lược rõ ràng là vô cùng quan trọng. Nó giống như việc có một "ngọn hải đăng" dẫn lối cho con tàu tổ chức vượt qua biển cả đầy thử thách và đến được bến bờ thành công. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của Practice này và cách nó định hướng mọi hoạt động.
Strategy Management là gì? Hơn cả một kế hoạch dài hạn
Khi nói đến "chiến lược", chúng ta thường nghĩ đến một kế hoạch dài hạn, được thiết lập một lần rồi thực hiện. Tuy nhiên, theo ITIL 4, Strategy Management là một Practice năng động hơn nhiều, liên tục thích nghi với môi trường.
Mục đích của thực hành quản lý chiến lược là xây dựng mục tiêu của tổ chức và áp dụng các hành động, phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.
Nó thiết lập định hướng, tập trung nỗ lực, xác định ưu tiên và cung cấp sự nhất quán để ứng phó với môi trường.
Chiến lược là "ngọn hải đăng": Hãy hình dung tổ chức của bạn là một con tàu lớn đang ra khơi. Nếu không có hải đồ, không có điểm đến rõ ràng, và không có kế hoạch đi lại, con tàu sẽ lạc lối giữa đại dương. Quản lý Chiến lược chính là việc tạo ra hải đồ đó, định vị "điểm đến" của tổ chức trong tương lai, và vạch ra "hành trình" để đến được đó. Nó tập trung nỗ lực, xác định ưu tiên, và cung cấp sự nhất quán trong mọi hành động.
Tầm quan trọng của Quản lý Chiến lược trong thế giới hiện đại
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, sự thay đổi là liên tục và không thể đoán trước. Các tổ chức phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt, công nghệ đổi mới không ngừng và kỳ vọng khách hàng ngày càng cao. Nếu không có một chiến lược rõ ràng và linh hoạt, tổ chức dễ dàng bị lạc lối, bỏ lỡ cơ hội hoặc thậm chí là bị loại khỏi cuộc chơi.
Dẫn dắt trong môi trường biến động: Chiến lược quản lý thiết lập định hướng của tổ chức, tập trung nỗ lực, xác định ưu tiên và cung cấp sự nhất quán hoặc hướng dẫn để ứng phó với môi trường. Điều này giúp tổ chức giữ vững mục tiêu dù thị trường có thay đổi thế nào.
Tập trung nỗ lực và nguồn lực: Một chiến lược được định nghĩa rõ ràng giúp mọi người trong tổ chức hiểu được mục tiêu chung, vai trò của mình trong việc đạt được các mục tiêu đó, và cách hành động của họ đóng góp vào bức tranh lớn. Điều này thúc đẩy sự liên kết và phối hợp giữa các bộ phận, tránh làm việc rời rạc, thiếu hiệu quả và lãng phí nguồn lực.
Hỗ trợ ra quyết định: Điểm khởi đầu cho quản lý chiến lược là hiểu bối cảnh của tổ chức và xác định kết quả mong muốn. Khi có một chiến lược rõ ràng, mọi quyết định, từ cấp cao nhất đến hoạt động hàng ngày, đều có một khung tham chiếu, giúp quá trình ra quyết định trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Các hoạt động chính của Strategy Management
Để thực hiện mục đích của mình, Strategy Management bao gồm một chu trình các hoạt động chính, giúp biến tầm nhìn thành kế hoạch hành động cụ thể:
Phân tích môi trường (Environmental Analysis):
Mục tiêu: Hiểu rõ môi trường mà tổ chức tồn tại để nhận diện các cơ hội có lợi và các giới hạn có thể ngăn cản việc đạt được các mục tiêu.
Kỹ thuật: Sử dụng các công cụ như phân tích PESTLE (Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental) hoặc SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để đánh giá các yếu tố bên ngoài và nội bộ.
Ví dụ: Henri, CIO của Axle Car Hire, đã thực hiện phân tích môi trường khi ông nói: "Tốc độ thay đổi của ngành là nhanh chóng... Các công ty như Axle đang cạnh tranh với những đối thủ phá vỡ thị trường, bao gồm xe không người lái và dịch vụ chia sẻ xe". Ông cũng nhận thấy "kỳ vọng dịch vụ đã thay đổi... khách hàng muốn truy cập dịch vụ ngay lập tức qua ứng dụng và dịch vụ trực tuyến". Đây là việc phân tích các yếu tố Công nghệ và Xã hội đang ảnh hưởng đến Axle.
Định nghĩa chiến lược (Strategy Definition):
Mục tiêu: Xác định chiến lược để đạt được các mục tiêu của tổ chức và tối đa hóa cơ hội đã nhận diện.
Hoạt động: Bao gồm việc đưa ra các quyết định về vị thế cạnh tranh (ví dụ: trở thành người dẫn đầu về giá, về đổi mới, hay về trải nghiệm khách hàng), thị trường mục tiêu, và cách tổ chức sẽ tạo ra giá trị. Chiến lược của tổ chức thiết lập các tiêu chí và cơ chế giúp quyết định cách tốt nhất để ưu tiên các nguồn lực, năng lực và đầu tư để đạt được những kết quả đó.
Ví dụ: Dựa trên phân tích môi trường, Henri đã định nghĩa chiến lược của Axle: "Tầm nhìn của tôi cho Axle là chúng ta trở thành thương hiệu thuê xe được công nhận nhất thế giới, cung cấp trải nghiệm du lịch toàn diện". Điều này cũng bao gồm việc trở thành "công ty xanh".
Truyền đạt chiến lược (Strategy Communication):
Mục tiêu: Đảm bảo chiến lược được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các bên liên quan và mọi người trong tổ chức, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên vận hành.
Tầm quan trọng: Sự hiểu biết chung về chiến lược là rất quan trọng để đảm bảo sự liên kết và phối hợp giữa các bộ phận. Nếu mọi người không hiểu hoặc không tin vào chiến lược, sẽ khó để họ hành động theo cùng một hướng.
Kênh truyền thông: Có thể sử dụng các buổi họp toàn công ty, email nội bộ, các cổng thông tin điện tử, hoặc các buổi thảo luận nhóm nhỏ.
Ví dụ: Henri thường xuyên giao tiếp về tầm nhìn "công ty xanh" và "trải nghiệm du lịch toàn diện" với đội ngũ của mình (Su, Radhika, Marco). Ông liên tục nhắc nhở họ về cách các sáng kiến như ứng dụng mới hay hệ thống Axle Aware đóng góp vào chiến lược lớn hơn, đảm bảo mọi người cùng chung một hướng.
Đảm bảo thực hiện chiến lược và quản lý thay đổi (Strategy Execution & Change Management):
Mục tiêu: Đảm bảo chiến lược được thực hiện thông qua việc thực thi các kế hoạch chiến lược và điều phối các nỗ lực ở cấp chiến lược, chiến thuật và vận hành. Đồng thời, quản lý các thay đổi đối với chiến lược và các tài liệu liên quan, đảm bảo rằng chiến lược theo kịp các thay đổi của môi trường nội bộ và bên ngoài.
Chiến lược linh hoạt hơn: Trong môi trường nhanh chóng ngày nay, chiến lược đang trở nên linh hoạt hơn. Có một sự tập trung tăng lên vào việc thiết lập mục đích và nguyên tắc cốt lõi của một tổ chức, có thể phục vụ như định hướng cho tất cả các sáng kiến và hoạt động, cho phép điều chỉnh nhanh chóng mà không làm mất đi định hướng cốt lõi. Một chiến lược hiệu suất cao là chiến lược cho phép một tổ chức liên tục vượt trội so với các lựa chọn cạnh tranh theo thời gian, trong các chu kỳ kinh doanh, trong các gián đoạn ngành và khi có sự thay đổi lãnh đạo. Nó nên tập trung vào những gì cần phải làm trong toàn bộ tổ chức để tạo ra giá trị.
Ví dụ: Nếu một công nghệ xe tự lái đột phá xuất hiện trên thị trường nhanh hơn dự kiến, Strategy Management của Axle sẽ phải đánh giá lại chiến lược hiện tại. Họ có thể cần điều chỉnh mục tiêu và phân bổ lại nguồn lực để ưu tiên nghiên cứu và phát triển công nghệ đó, đảm bảo chiến lược của họ vẫn giữ được tính cạnh tranh và phù hợp với thị trường mới.
Lợi ích khi áp dụng Strategy Management hiệu quả
Việc áp dụng Quản lý Chiến lược hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp tổ chức của bạn không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ và bền vững:
Định hướng rõ ràng và tập trung nỗ lực: Cung cấp một lộ trình rõ ràng cho tương lai, giúp mọi người trong tổ chức hiểu mục tiêu và vai trò của mình, từ đó tập trung năng lượng và nguồn lực vào những gì thực sự quan trọng.
Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực: Đảm bảo các nguồn lực tài chính, nhân lực và công nghệ được phân bổ cho những lĩnh vực quan trọng nhất, tối ưu hóa đầu tư và tránh lãng phí vào các hoạt động không phù hợp với chiến lược.
Nâng cao khả năng thích ứng và phản ứng: Giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi của thị trường và môi trường bên ngoài, chuyển từ bị động sang chủ động.
Tăng cường sự liên kết: Đảm bảo mọi bộ phận và hoạt động đều đồng bộ với các mục tiêu chiến lược tổng thể, tạo ra một định hướng thống nhất và sự phối hợp nhịp nhàng.
Thúc đẩy đổi mới có kiểm soát: Chiến lược giúp nhận diện các cơ hội đổi mới và tạo ra khuôn khổ để thực hiện chúng một cách có kiểm soát, cân bằng giữa đổi mới và rủi ro.
Cải thiện hiệu suất tổng thể: Khi mọi người cùng hướng về một mục tiêu rõ ràng và có kế hoạch thực hiện hiệu quả, hiệu suất tổng thể của toàn bộ tổ chức sẽ được cải thiện đáng kể.
Tăng cường vị thế cạnh tranh: Một chiến lược tốt giúp tổ chức vượt trội so với đối thủ trong dài hạn, xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Kết luận
Strategy Management không chỉ là việc lập kế hoạch; đó là việc tạo ra một tầm nhìn rõ ràng về tương lai, định hướng mọi nỗ lực và nguồn lực của tổ chức để đạt được những mục tiêu đó. Nó là ngọn hải đăng dẫn lối cho con tàu tổ chức vượt qua biển cả biến động và đến được bến bờ thành công. Bằng cách thực hiện hiệu quả các hoạt động chính của quản lý chiến lược, bạn sẽ xây dựng một tổ chức linh hoạt, có định hướng và sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức của tương lai.
Hãy xây dựng chiến lược mạnh mẽ và linh hoạt để dẫn dắt tổ chức bạn đến thành công!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá cách Strategy Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ của ITIL, và những lợi ích chiến lược mà nó mang lại!
0 Nhận xét