Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã cùng nhau khám phá Service Financial Management (SFM) – Quản lý Tài chính Dịch vụ – từ mục đích cơ bản đến các hoạt động chính như lập ngân sách, tính toán chi phí, kế toán và thu phí. Chúng ta đã hiểu rằng tài chính là "huyết mạch" và là "ngôn ngữ chung" trong mọi tổ chức.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào khía cạnh chiến lược của Practice (thực hành) này: cách Service Financial Management được tích hợp vào toàn bộ ITIL Service Value Chain (Chuỗi Giá Trị Dịch vụ), đảm bảo hiệu quả tài chính ở mọi giai đoạn, từ lập kế hoạch đến cung cấp dịch vụ. Việc này là chìa khóa để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và tạo ra giá trị bền vững.
Nhắc lại về Service Financial Management và Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Mục đích của thực hành quản lý tài chính dịch vụ là hỗ trợ các chiến lược và kế hoạch quản lý dịch vụ của tổ chức bằng cách đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính và đầu tư được sử dụng hiệu quả. SFM cung cấp khả năng hiển thị vào các hoạt động lập ngân sách, tính toán chi phí và kế toán liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ.
Trong khi đó, Chuỗi Giá Trị Dịch vụ (SVC) là mô hình vận hành của ITIL 4, mô tả các hoạt động mà tổ chức thực hiện để tạo ra và cung cấp giá trị cho khách hàng: Plan (Lập kế hoạch), Improve (Cải tiến), Engage (Tương tác), Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi), Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng), và Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ).
Vậy, Service Financial Management (SFM) tương tác và đóng góp vào các hoạt động này như thế nào? SFM là một Practice quan trọng, đảm bảo rằng mọi hoạt động trong Chuỗi Giá Trị đều được thực hiện với tầm nhìn tài chính rõ ràng, hướng tới việc tối ưu hóa giá trị đồng tiền và lợi nhuận.
Sự đóng góp của Service Financial Management vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Service Financial Management là một trong những Practice có sự tương tác mạnh mẽ và đóng góp thiết yếu vào mọi hoạt động của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra có cơ sở tài chính vững chắc.
1. Vai trò trong Plan (Lập kế hoạch)
Plan là hoạt động lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ để đảm bảo sự hiểu biết chung về tầm nhìn, trạng thái hiện tại và hướng cải tiến.
Đóng góp của SFM: Trong hoạt động Plan, Service Financial Management cung cấp thông tin tài chính thiết yếu để hỗ trợ việc ra quyết định ở mọi cấp độ. Các kế hoạch ở tất cả các cấp cần được tài trợ dựa trên thông tin, bao gồm thông tin tài chính chi tiết về chi phí dự kiến, lợi nhuận tiềm năng và lợi tức đầu tư (ROI). Nó hỗ trợ lập kế hoạch với các ngân sách, báo cáo, dự báo và các thông tin liên quan khác. Nhờ đó, lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực và định hướng phát triển.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, lập kế hoạch chiến lược cho tầm nhìn "công ty xanh" bằng việc chuyển đổi đội xe sang xe điện, nhóm Service Financial Management sẽ cung cấp các dự báo chi phí cho việc mua sắm xe điện, đầu tư trạm sạc và chi phí vận hành. Thông tin này giúp Henri và ban lãnh đạo đưa ra quyết định phân bổ ngân sách hiệu quả nhất, đảm bảo kế hoạch không chỉ khả thi về mặt kỹ thuật mà còn vững chắc về mặt tài chính.
2. Vai trò trong Improve (Cải tiến)
Improve là hoạt động đảm bảo cải tiến liên tục các sản phẩm, dịch vụ và thực hành trên toàn bộ các hoạt động của tổ chức.
Đóng góp của SFM: Đối với hoạt động Improve, tất cả các cải tiến nên được ưu tiên với lợi tức đầu tư (ROI) trong tâm trí. Service Financial Management cung cấp các công cụ và thông tin để đánh giá và ưu tiên cải tiến. Bằng cách phân tích chi phí và lợi ích của các sáng kiến cải tiến, SFM đảm bảo rằng các nỗ lực này không chỉ mang lại giá trị về mặt hoạt động mà còn có ý nghĩa về mặt tài chính, thúc đẩy những cải tiến có lợi nhuận.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle xem xét các sáng kiến cải tiến cho ứng dụng đặt xe của mình, Service Financial Management sẽ đánh giá lợi tức đầu tư dự kiến của mỗi cải tiến. Ví dụ, việc cải tiến giao diện người dùng có thể dự kiến tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, dẫn đến doanh thu cao hơn, trong khi tối ưu hóa hạ tầng có thể giảm chi phí vận hành. Chỉ những cải tiến có ROI tích cực hoặc phù hợp với mục tiêu chiến lược mới được ưu tiên thực hiện.
3. Vai trò trong Engage (Tương tác)
Engage là hoạt động để hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan, thu hút họ tham gia vào việc cung cấp dịch vụ và xây dựng mối quan hệ tốt.
Đóng góp của SFM: Trong hoạt động Engage, các cân nhắc tài chính rất quan trọng để thiết lập và duy trì các mối quan hệ dịch vụ với người tiêu dùng dịch vụ, nhà cung cấp và đối tác. Đối với một số bên liên quan (đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp hoặc nhà tài trợ), các cân nhắc về tài chính là yếu tố hàng đầu. Việc minh bạch về chi phí và giá trị tài chính giúp xây dựng lòng tin và sự hợp tác hiệu quả.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Marco, IT Delivery Manager của Axle, khi thảo luận với Amelia từ Food for Fuel về các gói thuê xe cho doanh nghiệp, sẽ cần cung cấp thông tin chi tiết về chi phí thuê xe, các gói ưu đãi và lợi ích tài chính khi sử dụng dịch vụ của Axle. Mối quan hệ tốt được xây dựng không chỉ trên chất lượng dịch vụ mà còn trên sự minh bạch tài chính và khả năng chứng minh giá trị kinh tế.
4. Vai trò trong Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi)
Design and Transition là hoạt động đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi đáp ứng các yêu cầu bằng cách được thiết kế, chuyển đổi và xác thực phù hợp.
Đóng góp của SFM: Đối với hoạt động Design and Transition, Service Financial Management giúp giữ hoạt động này hiệu quả về chi phí bằng cách cung cấp các phương tiện để lập kế hoạch và kiểm soát tài chính. Nó cũng đảm bảo tính minh bạch về chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ đối với nhà cung cấp dịch vụ, tính toán chi phí thiết kế và chuyển đổi. Các quyết định về kiến trúc, công nghệ và quy trình mới đều cần cân nhắc yếu tố chi phí.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle thiết kế ứng dụng đặt xe mới với tính năng sinh trắc học, nhóm Service Financial Management sẽ ước tính chi phí phát triển phần mềm, chi phí mua sắm phần cứng (nếu có), và chi phí triển khai. Thông tin này giúp đội ngũ thiết kế đưa ra các lựa chọn tối ưu về mặt chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ và đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ.
5. Vai trò trong Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng)
Obtain/Build là hoạt động đảm bảo các thành phần dịch vụ sẵn sàng theo yêu cầu và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận.
Đóng góp của SFM: Trong hoạt động Obtain/Build, việc thu thập tài nguyên các loại được hỗ trợ bởi lập ngân sách (để đảm bảo đủ tài trợ) và kế toán (để đảm bảo tính minh bạch và đánh giá). Điều này giúp đảm bảo rằng các khoản chi tiêu cho việc xây dựng hoặc mua sắm các thành phần dịch vụ được kiểm soát và phù hợp với ngân sách đã phê duyệt, tránh lãng phí.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Marco, IT Delivery Manager của Axle, khi mua sắm các cảm biến và phần mềm cho hệ thống Axle Aware, cần sự phê duyệt từ Service Financial Management để đảm bảo có đủ ngân sách. Các hoạt động kế toán sẽ theo dõi các khoản chi tiêu này, đảm bảo tính minh bạch và cho phép đánh giá hiệu quả đầu tư sau này. Điều này giúp SFM kiểm soát chặt chẽ chi phí trong quá trình xây dựng các thành phần mới.
6. Vai trò trong Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ)
Deliver and Support là hoạt động đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và hỗ trợ theo các thông số kỹ thuật và mức độ thỏa thuận.
Đóng góp của SFM: Cuối cùng, trong hoạt động Deliver and Support, chi phí vận hành liên tục là một phần đáng kể trong chi phí của tổ chức. Đối với các tổ chức thương mại, các hoạt động cung cấp dịch vụ liên tục cũng là nguồn thu nhập. Service Financial Management giúp đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ về cả hai khía cạnh này (chi phí và nguồn thu). Thu phí (nếu áp dụng) hỗ trợ nhà cung cấp dịch vụ và người tiêu dùng dịch vụ trong mối quan hệ của họ với việc lập hóa đơn và báo cáo.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Đội ngũ vận hành của Axle cần theo dõi chi phí bảo trì đội xe và vận hành ứng dụng hàng ngày. Đồng thời, họ cũng cần hiểu rõ doanh thu mà mỗi lượt thuê xe mang lại. Service Financial Management cung cấp các báo cáo về chi phí vận hành so với doanh thu, giúp Axle tối ưu hóa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh cốt lõi và đảm bảo tính bền vững tài chính cho dịch vụ.
Lợi ích tổng thể khi Service Financial Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Khi Service Financial Management được tích hợp chặt chẽ vào toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó không chỉ là một Practice kế toán mà còn là một đòn bẩy chiến lược mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích to lớn:
Tăng cường hiệu quả tài chính tổng thể: Đảm bảo mọi khoản đầu tư và chi tiêu đều được tối ưu hóa để tạo ra giá trị, từ đó nâng cao lợi nhuận hoặc hiệu quả sử dụng ngân sách.
Minh bạch hóa chi phí và lợi ích: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về đóng góp tài chính của từng dịch vụ và hoạt động, giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về giá trị mà CNTT mang lại.
Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính: Các quyết định chiến lược và vận hành có cơ sở tài chính vững chắc, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thành công.
Cải thiện sự liên kết chiến lược: Đảm bảo các hoạt động tài chính phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức, tạo ra một định hướng thống nhất.
Nâng cao khả năng giải trình: Phân rõ trách nhiệm về việc quản lý và chi tiêu ngân sách, thúc đẩy kỷ luật tài chính trong toàn tổ chức.
Thúc đẩy cải tiến có lợi nhuận: Ưu tiên các sáng kiến cải tiến mang lại lợi tức đầu tư cao, đảm bảo rằng các nỗ lực cải tiến không chỉ tốt về mặt kỹ thuật mà còn có lợi về mặt kinh tế.
Tăng cường quan hệ với các bên liên quan: Giao tiếp hiệu quả hơn với cổ đông, khách hàng và các bộ phận khác về mặt tài chính, xây dựng lòng tin và sự minh bạch.
Kết luận
Service Financial Management chính là "trái tim tài chính" của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ. Bằng cách quản lý hiệu quả các hoạt động ngân sách, chi phí, kế toán và thu phí, và tích hợp chúng vào mọi giai đoạn của SVC, bạn sẽ đảm bảo rằng mọi nguồn lực tài chính được sử dụng tối ưu, thúc đẩy sự bền vững và thành công cho tổ chức của mình.
Hãy để tài chính trở thành động lực cho sự phát triển của bạn và tối đa hóa giá trị từ dịch vụ!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá Practice Strategy Management – Quản lý Chiến lược, một Practice cốt lõi để định hướng tương lai của tổ chức!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét