Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong bài viết trước, chúng ta đã đặt nền móng cho Service Financial Management (SFM) – Quản lý Tài chính Dịch vụ – hiểu rằng đây là Practice (thực hành) thiết yếu, biến tiền bạc thành "ngôn ngữ chung" và là chìa khóa để đảm bảo các nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào các hoạt động cốt lõi biến SFM thành hiện thực: Lập ngân sách (Budgeting), Tính toán chi phí (Costing), Kế toán chi phí (Accounting), và Thu phí (Charging). Đồng thời, chúng ta sẽ thảo luận về sự thay đổi lớn trong mô hình tài chính với sự xuất hiện của điện toán đám mây (Cloud Computing), chuyển dịch từ CAPEX sang OPEX. Nắm vững những hoạt động này là chìa khóa để tổ chức bạn quản lý tài chính dịch vụ một cách minh bạch và hiệu quả.
Nhắc lại về Service Financial Management (SFM)
Mục đích của thực hành quản lý tài chính dịch vụ là hỗ trợ các chiến lược và kế hoạch quản lý dịch vụ của tổ chức bằng cách đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính và đầu tư được sử dụng hiệu quả. SFM cung cấp khả năng hiển thị vào các hoạt động lập ngân sách, tính toán chi phí và kế toán liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ.
Để có hiệu quả trong bối cảnh Hệ thống Giá trị Dịch vụ (SVS), thực hành này cần được điều chỉnh theo các chính sách và thực hành của tổ chức về quản lý danh mục đầu tư, quản lý dự án và quản lý quan hệ, vì tất cả chúng đều liên quan đến việc phân bổ và sử dụng nguồn lực.
Các Hoạt Động Chính của Service Financial Management
SFM chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động lập ngân sách, tính toán chi phí, kế toán và thu phí cho các hoạt động của một tổ chức, đóng vai trò của cả nhà cung cấp dịch vụ và người tiêu dùng dịch vụ.
1. Lập Ngân sách (Budgeting)
Là gì: Quá trình xác định, phân bổ và kiểm soát nguồn lực tài chính cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Nó thiết lập ngân sách cho các dịch vụ, dự án và hoạt động của tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: hàng quý, hàng năm). Lập ngân sách liên quan đến việc dự báo chi phí và doanh thu.
Mục tiêu: Đảm bảo có đủ tài chính để thực hiện các kế hoạch và chiến lược. Ngân sách cần phải thực tế, linh hoạt và liên kết trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh. Một ngân sách quá cứng nhắc có thể cản trở sự linh hoạt và khả năng thích ứng của tổ chức.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, quyết định thực hiện tầm nhìn "công ty xanh" bằng việc chuyển đổi đội xe sang xe điện, nhóm Tài chính Dịch vụ của ông sẽ lập ngân sách chi tiết cho dự án này. Ngân sách sẽ bao gồm các khoản mục như chi phí mua sắm xe điện mới, đầu tư vào hạ tầng trạm sạc, đào tạo nhân viên, và các chi phí vận hành ban đầu cho đội xe mới.
2. Tính toán Chi phí (Costing)
Là gì: Hoạt động xác định chi phí thực tế của việc cung cấp một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể. Nó bao gồm tất cả các chi phí liên quan, từ nhân sự, công nghệ, đến chi phí vận hành.
Mục tiêu: Có cái nhìn minh bạch và chính xác về chi phí để đưa ra các quyết định về định giá, tối ưu hóa và đầu tư. Chi phí có thể được phân loại thành:
Chi phí cố định (Fixed Costs): Không thay đổi theo khối lượng hoạt động (ví dụ: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên cố định).
Chi phí biến đổi (Variable Costs): Thay đổi theo khối lượng hoạt động (ví dụ: nhiên liệu, chi phí điện toán đám mây theo mức sử dụng).
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Axle cần biết chi phí thực sự của việc cung cấp một dịch vụ thuê xe cụ thể. Việc này không chỉ là giá mua chiếc xe, mà còn bao gồm chi phí bảo trì định kỳ, bảo hiểm, nhiên liệu (hoặc điện), vệ sinh xe, và cả chi phí vận hành ứng dụng đặt xe, chi phí hệ thống quản lý đội xe. Việc tính toán chi phí chính xác giúp Axle định giá dịch vụ cạnh tranh và đảm bảo lợi nhuận.
3. Kế toán Chi phí (Accounting)
Là gì: Hoạt động ghi nhận tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến các dịch vụ và hoạt động CNTT. Nó theo dõi các khoản chi tiêu và doanh thu, cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết.
Mục tiêu: Cung cấp khả năng hiển thị vào các hoạt động chi tiêu so với ngân sách đã phân bổ, giúp tổ chức kiểm kê tất cả tài sản, tất cả các khoản chi tiêu và tất cả doanh thu.
Tầm quan trọng: Kế toán cung cấp dữ liệu lịch sử để phân tích hiệu suất tài chính, xác định các xu hướng chi tiêu, và hỗ trợ việc lập ngân sách cho các giai đoạn tiếp theo. Nó cũng là cơ sở để đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và tuân thủ pháp luật.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Bộ phận tài chính của Axle sẽ ghi nhận tất cả các chi phí liên quan đến đội xe (mua xe, bảo trì, nhiên liệu, bảo hiểm) và các dịch vụ CNTT (chi phí vận hành ứng dụng, hạ tầng máy chủ). Họ cũng ghi nhận doanh thu từ việc cho thuê xe. Các báo cáo kế toán sẽ cho biết lợi nhuận từ từng loại dịch vụ, giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
4. Thu phí (Charging)
Là gì: Hoạt động chính thức lập hóa đơn cho người tiêu dùng dịch vụ (thường là bên ngoài) cho các dịch vụ được cung cấp cho họ.
Mục tiêu: Thu hồi chi phí và tạo ra lợi nhuận (đối với các tổ chức thương mại). Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù thu phí là một thực hành tùy chọn, tất cả các dịch vụ đều yêu cầu một mô hình tài trợ, bởi vì tất cả các chi phí cần được tài trợ đầy đủ bằng một phương pháp đã thống nhất. Ngay cả với các dịch vụ nội bộ (ví dụ: bộ phận CNTT cung cấp dịch vụ cho các phòng ban khác), cũng cần có một mô hình tài trợ để chi phí được hạch toán và phân bổ.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Đối với khách hàng cá nhân như Ichika hoặc Faruq, Axle sẽ thu phí trực tiếp dựa trên gói dịch vụ đã chọn qua ứng dụng hoặc tại quầy giao dịch. Với khách hàng doanh nghiệp như Food for Fuel, Marco (IT Delivery Manager) đã chia sẻ rằng ứng dụng Axle cho phép "đặt xe và thanh toán thông qua thiết bị cá nhân", và Amelia từ Food for Fuel sẽ nhận được hóa đơn tập trung cho việc thuê xe của nhân viên. Việc thu phí rõ ràng và minh bạch giúp Axle duy trì dòng tiền và quản lý tài chính hiệu quả.
Tác động của Điện toán Đám mây: Từ CAPEX sang OPEX
Một sự thay đổi lớn trong cách các tổ chức quản lý tài chính dịch vụ, đặc biệt là trong CNTT, đến từ sự xuất hiện và phổ biến của điện toán đám mây (Cloud Computing). Sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến cách phân loại và quản lý chi phí.
Chi phí vốn (CAPEX - Capital Expenditure): Theo truyền thống, tài nguyên CNTT được mua sắm bằng CAPEX – tức là các khoản đầu tư lớn ban đầu vào tài sản vật lý (ví dụ: mua máy chủ, thiết bị mạng, phần mềm bản quyền). Đây là chi phí một lần, sau đó tài sản được khấu hao theo thời gian, được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán.
Chi phí hoạt động (OPEX - Operational Expenditure): Dưới mô hình đám mây, việc cung cấp hạ tầng CNTT (IaaS), nền tảng (PaaS) và phần mềm (SaaS) được cung cấp "như một dịch vụ" (as a Service). Mô hình này thường sử dụng cơ chế thu phí dựa trên đăng ký hoặc trả tiền theo mức sử dụng, được thanh toán từ OPEX. Đây là chi phí định kỳ, linh hoạt theo mức độ sử dụng, được ghi nhận là chi phí hoạt động trên báo cáo thu nhập.
Sự chuyển dịch từ CAPEX sang OPEX yêu cầu các bộ phận CNTT phải điều chỉnh mô hình chi phí của mình, tập trung vào việc quản lý chi phí hoạt động liên tục và linh hoạt. Điều này đòi hỏi khả năng giám sát và tối ưu hóa chi phí đám mây theo thời gian thực để tránh phát sinh chi phí không kiểm soát.
Ví dụ: Nếu Axle Car Hire trước đây phải mua và duy trì các máy chủ vật lý cho ứng dụng đặt xe của mình (CAPEX), thì giờ đây họ có thể chọn thuê dịch vụ máy chủ ảo trên đám mây (OPEX). Điều này giúp Axle giảm chi phí ban đầu, tăng khả năng mở rộng linh hoạt theo nhu cầu (chỉ trả tiền cho những gì sử dụng), nhưng đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ chi phí sử dụng hàng tháng/quý để tránh vượt ngân sách do sử dụng quá mức hoặc không tối ưu.
Lợi ích khi các hoạt động Service Financial Management được thực hiện hiệu quả
Việc áp dụng Quản lý Tài chính Dịch vụ hiệu quả thông qua các hoạt động lập ngân sách, tính toán chi phí, kế toán và thu phí mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, biến tài chính thành một lợi thế chiến lược:
Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Cung cấp thông tin tài chính minh bạch và chính xác để lãnh đạo đưa ra các quyết định đầu tư, định hướng phát triển và phân bổ nguồn lực một cách sáng suốt.
Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực: Đảm bảo tiền bạc được chi tiêu một cách hiệu quả nhất, tránh lãng phí vào các dự án không hiệu quả hoặc tài sản không sử dụng.
Minh bạch hóa chi phí dịch vụ: Cho phép tổ chức hiểu rõ chi phí thực sự của việc cung cấp từng dịch vụ hoặc sản phẩm, từ đó cải thiện khả năng định giá và kiểm soát chi phí.
Chứng minh giá trị của CNTT: Giúp bộ phận CNTT chứng minh được lợi tức đầu tư (ROI) và đóng góp tài chính của mình vào mục tiêu kinh doanh, nâng cao uy tín và vị thế trong tổ chức.
Cải thiện quan hệ với các bên liên quan: Giao tiếp hiệu quả hơn với cổ đông, khách hàng và các bộ phận khác về mặt tài chính, xây dựng lòng tin và sự minh bạch.
Tăng cường khả năng giải trình: Phân rõ trách nhiệm về việc quản lý và chi tiêu ngân sách, thúc đẩy kỷ luật tài chính trong toàn tổ chức.
Hỗ trợ cải tiến liên tục: Cung cấp dữ liệu tài chính để đánh giá hiệu quả của các sáng kiến cải tiến, đảm bảo chúng không chỉ tốt về mặt kỹ thuật mà còn có lợi về mặt kinh tế.
Kết luận
Service Financial Management, thông qua các hoạt động lập ngân sách, tính toán chi phí, kế toán và thu phí, là nền tảng để đảm bảo mọi nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả. Sự xuất hiện của điện toán đám mây đã thay đổi cách chúng ta nhìn nhận chi phí, từ đó đòi hỏi một cách tiếp cận linh hoạt và chủ động hơn trong quản lý tài chính.
Hãy quản lý tiền bạc của bạn một cách thông minh để tối đa hóa giá trị dịch vụ và đạt được các mục tiêu kinh doanh!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá cách Service Financial Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ của ITIL và những lợi ích chiến lược mà nó mang lại!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét