Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã cùng nhau khám phá IT Asset Management (ITAM) – Quản lý Tài sản công nghệ thông tin (CNTT) – từ mục đích cơ bản đến các hoạt động chính trong vòng đời tài sản (mua sắm, sử dụng, loại bỏ), bao gồm cả SAM và HAM. Chúng ta đã hiểu rằng ITAM là Practice (thực hành) thiết yếu để tối ưu hóa giá trị từ các khoản đầu tư CNTT của bạn.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào khía cạnh chiến lược của Practice này: cách IT Asset Management tích hợp và hỗ trợ mọi hoạt động trong toàn bộ ITIL Service Value Chain (Chuỗi Giá Trị Dịch vụ). Việc hiểu rõ sự đóng góp này sẽ giúp bạn đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện với tầm nhìn tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, từ đó mang lại giá trị bền vững và nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức.
Nhắc lại về IT Asset Management (ITAM) và Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Mục đích của thực hành quản lý tài sản công nghệ thông tin là lập kế hoạch và quản lý toàn bộ vòng đời của tất cả tài sản công nghệ thông tin. Điều này giúp tổ chức tối đa hóa giá trị, kiểm soát chi phí, quản lý rủi ro, hỗ trợ ra quyết định mua sắm, tái sử dụng, loại bỏ tài sản, và đáp ứng các yêu cầu quy định, hợp đồng. Một tài sản CNTT là bất kỳ thành phần nào có giá trị tài chính có thể đóng góp vào việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ CNTT.
Trong khi đó, Chuỗi Giá Trị Dịch vụ (SVC) là mô hình vận hành của ITIL 4, mô tả các hoạt động mà tổ chức thực hiện để tạo ra và cung cấp giá trị cho khách hàng: Plan (Lập kế hoạch), Improve (Cải tiến), Engage (Tương tác), Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi), Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng), và Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ).
Vậy, IT Asset Management (ITAM) tương tác và đóng góp vào các hoạt động này như thế nào? ITAM đóng vai trò như một "người kiểm soát tài nguyên" thông minh, đảm bảo rằng mọi quyết định liên quan đến tài sản đều được đưa ra một cách thông minh và có kiểm soát, xuyên suốt các giai đoạn tạo giá trị.
Sự đóng góp của IT Asset Management vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
IT Asset Management là một trong những Practice có sự tương tác mạnh mẽ và đóng góp thiết yếu vào nhiều hoạt động của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, đảm bảo rằng các tài sản CNTT được sử dụng hiệu quả và có trách nhiệm.
1. Vai trò quan trọng trong Plan (Lập kế hoạch)
Plan là hoạt động lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ để đảm bảo sự hiểu biết chung về tầm nhìn, trạng thái hiện tại và hướng cải tiến.
Đóng góp của ITAM: Trong hoạt động Plan, thông tin từ IT Asset Management là nền tảng để đưa ra các quyết định chiến lược về danh mục dịch vụ và sản phẩm. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về các tài sản hiện có (ví dụ: số lượng máy chủ, giấy phép phần mềm, thiết bị mạng), chi phí liên quan, tuổi thọ dự kiến và khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai. Điều này giúp tổ chức lập kế hoạch đầu tư, nâng cấp hoặc loại bỏ tài sản một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, lập kế hoạch mở rộng dịch vụ sang một thành phố mới, ông sẽ tham khảo dữ liệu từ ITAM. Thông tin về số lượng máy chủ, giấy phép phần mềm, và thiết bị mạng hiện có của Axle sẽ giúp ông ước tính nhu cầu tài nguyên, xác định các rủi ro tiềm ẩn (ví dụ: thiếu giấy phép), và lập kế hoạch triển khai hiệu quả hơn, đảm bảo chi phí được kiểm soát ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
2. Vai trò trong Improve (Cải tiến)
Improve là hoạt động đảm bảo cải tiến liên tục các sản phẩm, dịch vụ và thực hành trên toàn bộ các hoạt động của tổ chức.
Đóng góp của ITAM: Đối với hoạt động Improve, IT Asset Management giúp xác định các cơ hội để tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và giảm chi phí. Bằng cách phân tích dữ liệu từ ITAM về hiệu suất, chi phí vận hành và tỷ lệ sử dụng của tài sản (ví dụ: phần mềm được cấp phép nhưng không được sử dụng), tổ chức có thể tìm ra các cách để cải thiện hiệu quả, ví dụ như tái sử dụng tài sản, loại bỏ các tài sản không cần thiết hoặc nâng cấp các tài sản kém hiệu quả.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Nếu ITAM của Axle phát hiện rằng có nhiều giấy phép phần mềm quản lý đội xe không được sử dụng hết công suất (như trường hợp tính năng in ấn không dùng đến trong ứng dụng của họ), nhóm cải tiến có thể đề xuất tái phân bổ các giấy phép này cho các chi nhánh khác hoặc đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp để giảm chi phí, từ đó cải thiện hiệu quả tài chính và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
3. Vai trò trong Engage (Tương tác)
Engage là hoạt động để hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan, thu hút họ tham gia vào việc cung cấp dịch vụ và xây dựng mối quan hệ tốt.
Đóng góp của ITAM: Trong hoạt động Engage, IT Asset Management cung cấp thông tin chính xác và minh bạch về tài sản cho các bên liên quan, bao gồm khách hàng, người dùng và các bộ phận kinh doanh. Điều này giúp quản lý kỳ vọng, cung cấp thông tin rõ ràng về các dịch vụ được hỗ trợ bởi tài sản nào, và hỗ trợ các cuộc thảo luận về nhu cầu tài sản trong tương lai hoặc các yêu cầu cụ thể liên quan đến tài sản.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle đàm phán hợp đồng với một khách hàng doanh nghiệp lớn yêu cầu các loại xe và thiết bị công nghệ cụ thể (ví dụ: xe có hệ thống định vị GPS tiên tiến), thông tin từ ITAM sẽ giúp nhóm Engage cung cấp chi tiết về khả năng cung ứng tài sản hiện có của Axle và kế hoạch mua sắm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, từ đó xây dựng lòng tin và sự minh bạch trong mối quan hệ.
4. Vai trò trong Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi)
Design and Transition là hoạt động đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi đáp ứng các yêu cầu bằng cách được thiết kế, chuyển đổi và xác thực phù hợp.
Đóng góp của ITAM: Đối với hoạt động Design and Transition, IT Asset Management đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thay đổi trạng thái của tài sản khi dịch vụ mới được thiết kế hoặc dịch vụ hiện có được cải tiến. Nó đảm bảo rằng các tài sản cần thiết cho dịch vụ mới được mua sắm và cấu hình đúng cách, và các tài sản cũ được loại bỏ hoặc tái sử dụng một cách có kiểm soát. Thông tin từ ITAM giúp các nhà thiết kế hiểu rõ các thành phần hiện có có thể được tái sử dụng hay cần mua mới.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle thiết kế dịch vụ thuê xe tự lái mới, ITAM sẽ cung cấp thông tin về các cảm biến, phần mềm AI và phần cứng điều khiển hiện có hoặc cần mua mới. Nó sẽ đảm bảo các tài sản này được tích hợp vào thiết kế dịch vụ, và quá trình chuyển đổi từ xe hiện tại sang xe tự lái được quản lý hiệu quả về mặt tài sản, bao gồm cả việc theo dõi các tài sản được triển khai.
5. Vai trò trong Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng)
Obtain/Build là hoạt động đảm bảo các thành phần dịch vụ sẵn sàng theo yêu cầu và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận.
Đóng góp của ITAM: Trong hoạt động Obtain/Build, IT Asset Management hỗ trợ trực tiếp quá trình mua sắm, phát triển và cấu hình các tài sản công nghệ thông tin. Nó đảm bảo rằng các tài sản được mua sắm hoặc xây dựng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, tuân thủ các chính sách của tổ chức (ví dụ: chính sách sử dụng phần mềm hợp pháp) và được ghi nhận chính xác vào sổ đăng ký tài sản ngay khi chúng được mua hoặc tạo ra.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Axle cần mua thêm máy chủ mới để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng cho ứng dụng đặt xe, ITAM sẽ cung cấp thông số kỹ thuật, số lượng cần thiết và theo dõi quá trình mua sắm từ đầu đến cuối. Nó đảm bảo rằng các máy chủ mới được ghi nhận đầy đủ vào hệ thống quản lý tài sản ngay khi chúng được đưa vào sử dụng, và thông tin này được cập nhật trong CMDB.
6. Vai trò trong Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ)
Deliver and Support là hoạt động đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và hỗ trợ theo các thông số kỹ thuật và mức độ thỏa thuận.
Đóng góp của ITAM: Cuối cùng, trong hoạt động Deliver and Support, IT Asset Management đóng vai trò quan trọng trong việc định vị, kiểm soát và hỗ trợ các tài sản trong hoạt động trực tiếp của dịch vụ. Thông tin tài sản chính xác (vị trí, cấu hình, lịch sử bảo trì, phiên bản phần mềm) giúp đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng xác định thiết bị bị lỗi, kiểm tra cấu hình, và thực hiện các biện pháp khắc phục. Nó cũng giúp theo dõi việc sử dụng tài sản và đảm bảo chúng được bảo trì đúng cách.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Nếu một khách hàng báo cáo GPS trên chiếc xe Axle bị lỗi, đội ngũ hỗ trợ sẽ truy cập vào hệ thống ITAM để xác định chính xác chiếc xe đó, phiên bản phần mềm GPS đang chạy, lịch sử bảo trì của thiết bị, và vị trí hiện tại của xe. Thông tin này giúp họ nhanh chóng chẩn đoán và khắc phục sự cố, từ đó rút ngắn thời gian ngừng hoạt động cho khách hàng.
Lợi ích tổng thể khi IT Asset Management kiểm soát tài nguyên trong Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Khi IT Asset Management được tích hợp chặt chẽ vào toàn bộ Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó mang lại những lợi ích to lớn, biến nó thành một Practice có vai trò trung tâm trong việc tối ưu hóa và quản lý tài nguyên:
Tối ưu hóa đầu tư và chi phí: Đảm bảo mọi khoản đầu tư vào CNTT đều mang lại giá trị cao nhất và chi phí được kiểm soát chặt chẽ trên toàn bộ vòng đời tài sản.
Kiểm soát rủi ro hiệu quả: Giảm thiểu rủi ro bảo mật (ví dụ: rò rỉ dữ liệu từ thiết bị cũ), pháp lý (không tuân thủ giấy phép) và tài chính (kiểm toán phần mềm) liên quan đến tài sản.
Nâng cao hiệu suất dịch vụ: Đảm bảo các dịch vụ được hỗ trợ bởi các tài sản phù hợp, được bảo trì tốt và luôn sẵn sàng, từ đó giảm thiểu gián đoạn và tăng hiệu quả.
Hỗ trợ ra quyết định chiến lược và kinh doanh: Cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy về tài sản cho việc lập kế hoạch tương lai, phân bổ nguồn lực và các quyết định kinh doanh quan trọng.
Đảm bảo tuân thủ: Giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu quy định và hợp đồng về quản lý và báo cáo tài sản, tránh các khoản phạt và rắc rối pháp lý.
Minh bạch hóa hoạt động: Có cái nhìn rõ ràng và tổng thể về tất cả tài sản CNTT trong tổ chức, từ đó cải thiện sự quản lý và phối hợp giữa các bộ phận.
Cải thiện khả năng phục hồi: Bằng cách hiểu rõ các tài sản và mối quan hệ của chúng, tổ chức có thể nhanh chóng phục hồi sau sự cố hoặc gián đoạn.
Kết luận
IT Asset Management không chỉ là một Practice (thực hành) quản lý tài sản; đó là "người kiểm soát tài nguyên" thông minh, đảm bảo rằng mọi tài sản công nghệ thông tin trong tổ chức của bạn đều được sử dụng hiệu quả, mang lại giá trị tối đa và được quản lý một cách có trách nhiệm xuyên suốt Chuỗi Giá Trị Dịch vụ. Bằng cách tích hợp chặt chẽ ITAM vào mọi hoạt động của SVC, bạn sẽ xây dựng một tổ chức minh bạch, hiệu quả và có khả năng phục hồi cao.
Hãy để IT Asset Management giúp bạn biến tài sản thành lợi thế cạnh tranh và nguồn giá trị không ngừng!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá Practice Monitoring and Event Management – Giám sát và Quản lý Sự kiện, để "nghe nhịp đập" của hệ thống!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét