Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong bài viết trước, chúng ta đã cùng nhau đặt nền móng cho IT Asset Management (ITAM) – Quản lý Tài sản công nghệ thông tin (CNTT) – hiểu rằng đây là Practice (thực hành) thiết yếu để tối ưu hóa giá trị từ các khoản đầu tư CNTT của bạn. ITAM không chỉ là việc kiểm kê; đó là chiến lược để tối đa hóa hiệu quả từ mọi tài sản.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào vòng đời của tài sản CNTT, khám phá cách chúng ta quản lý tài sản từ khi chúng được mua sắm, triển khai, sử dụng, cho đến khi chúng được loại bỏ. Chúng ta sẽ tìm hiểu về các hoạt động chính của ITAM, bao gồm cả Software Asset Management (SAM) và Hardware Asset Management (HAM), nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và tuân thủ các quy định.
Nhắc lại về IT Asset Management (ITAM) và tầm quan trọng
Mục đích của thực hành quản lý tài sản công nghệ thông tin là lập kế hoạch và quản lý toàn bộ vòng đời của tất cả tài sản công nghệ thông tin. Điều này giúp tổ chức tối đa hóa giá trị, kiểm soát chi phí, quản lý rủi ro, hỗ trợ ra quyết định mua sắm, tái sử dụng, loại bỏ tài sản, và đáp ứng các yêu cầu quy định, hợp đồng. Một tài sản CNTT là bất kỳ thành phần nào có giá trị tài chính có thể đóng góp vào việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ CNTT.
Trong kỷ nguyên số, khi công nghệ thay đổi liên tục và chi phí đầu tư CNTT ngày càng cao, việc quản lý vòng đời tài sản là yếu tố then chốt để tránh lãng phí và đảm bảo tuân thủ.
Vòng đời Tài sản CNTT (IT Asset Lifecycle)
Mỗi tài sản công nghệ thông tin đều trải qua một vòng đời. Việc quản lý hiệu quả từng giai đoạn này là trọng tâm của IT Asset Management. Các giai đoạn chính thường bao gồm:
Mua sắm (Procurement): Giai đoạn ban đầu khi tổ chức xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, và mua tài sản.
Triển khai (Deployment): Cài đặt, cấu hình và đưa tài sản vào sử dụng trong môi trường CNTT.
Sử dụng/Vận hành (Utilization/Operation): Tài sản được sử dụng để cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh. Đây là giai đoạn cần giám sát hiệu suất và tối ưu hóa việc sử dụng.
Bảo trì (Maintenance): Sửa chữa, nâng cấp, vá lỗi và bảo dưỡng định kỳ để duy trì hiệu suất và kéo dài tuổi thọ tài sản.
Loại bỏ (Disposal): Ngừng sử dụng tài sản, có thể là bán, tái chế, hủy bỏ an toàn, hoặc chuyển giao cho mục đích khác. Giai đoạn này cần đặc biệt chú ý đến bảo mật dữ liệu và tuân thủ môi trường.
Kiểm soát vòng đời tài sản là một hoạt động cốt lõi của ITAM, đảm bảo mỗi tài sản được quản lý hiệu quả từ khi "sinh ra" đến khi "kết thúc vòng đời".
Các Khía Cạnh Khác Nhau Của ITAM: SAM và HAM
IT Asset Management bao gồm việc xử lý các loại tài sản khác nhau với những thách thức và yêu cầu riêng biệt:
1. Software Asset Management (SAM) - Quản lý Tài sản Phần mềm
Mục tiêu: Tập trung cụ thể vào việc quản lý vòng đời và chi phí của tài sản phần mềm của tổ chức. Mục tiêu chính của SAM là duy trì tính tuân thủ cấp phép (license compliance) và tối ưu hóa chi phí cho phần mềm. Điều này có nghĩa là bạn phải đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng phần mềm hợp pháp, với số lượng giấy phép phù hợp với mức độ sử dụng của mình, và không lãng phí tiền vào giấy phép không dùng đến.
Hoạt động chính của SAM:
Quản lý giấy phép: Theo dõi các loại giấy phép (per-user, per-device, concurrent, v.v.), số lượng đã mua, số lượng đang sử dụng.
Theo dõi sử dụng phần mềm: Giám sát xem phần mềm đang được sử dụng như thế nào và bao nhiêu để xác định các giấy phép không hoạt động.
Kiểm toán phần mềm: Định kỳ so sánh số lượng phần mềm được cài đặt trên các thiết bị với số lượng giấy phép hợp pháp để phát hiện sự không tuân thủ.
Tối ưu hóa chi phí: Tái sử dụng giấy phép không dùng đến, đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp, hoặc gỡ bỏ phần mềm không cần thiết. Tài sản phần mềm phải được bảo vệ khỏi việc sao chép bất hợp pháp, có thể dẫn đến việc sử dụng không có giấy phép.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Radhika, IT Business Analyst của Axle, đã chia sẻ: "Chúng tôi gần đây phát hiện ra tính năng in của ứng dụng của chúng tôi không được khách hàng sử dụng. Chúng tôi đã loại bỏ tính năng in và thay thế bằng một chức năng mới để gửi thông tin từ ứng dụng qua email thay thế". Nếu tính năng in đó được cấp phép riêng và tốn kém để duy trì, việc nhận diện nó không được sử dụng thông qua phân tích dữ liệu là một phần của SAM, giúp Axle quyết định loại bỏ nó, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa giá trị. Tổ chức cũng phải đảm bảo các điều khoản giấy phép được tuân thủ và giấy phép chỉ được tái sử dụng theo các cách được phép theo hợp đồng.
2. Hardware Asset Management (HAM) - Quản lý Tài sản Phần cứng
Mục tiêu: Tập trung vào việc quản lý các tài sản phần cứng vật lý xuyên suốt vòng đời của chúng, từ khi mua sắm đến khi loại bỏ.
Hoạt động chính của HAM:
Ghi nhận và dán nhãn tài sản: Đảm bảo mỗi phần cứng có một ID duy nhất và được ghi nhận đầy đủ thông tin (serial number, cấu hình, vị trí).
Theo dõi vị trí và trạng thái: Biết chúng ở đâu và giúp bảo vệ chúng khỏi bị đánh cắp, hư hỏng và rò rỉ dữ liệu.
Bảo trì và sửa chữa: Lên lịch bảo trì định kỳ và xử lý các sự cố sửa chữa.
Quản lý vòng đời: Quyết định khi nào cần nâng cấp, thay thế, hoặc loại bỏ tài sản dựa trên tuổi thọ, hiệu suất và chi phí.
Xử lý cuối vòng đời (End-of-Life Disposal): Có thể cần xử lý đặc biệt khi tái sử dụng hoặc loại bỏ; ví dụ, xóa hoặc hủy ổ đĩa phụ thuộc vào yêu cầu bảo mật thông tin để ngăn rò rỉ dữ liệu. Tài sản phần cứng có thể phải tuân thủ các yêu cầu quy định, chẳng hạn như Chỉ thị Thiết bị Điện và Điện tử Rác thải của EU (EU Waste Electrical and Electronic Equipment Directive).
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Axle cần quản lý hiệu quả đội xe của mình, bao gồm cả các thiết bị công nghệ thông tin được tích hợp trong xe (như GPS, màn hình giải trí, hệ thống Axle Aware). HAM sẽ đảm bảo mỗi chiếc xe và thiết bị của nó được gắn thẻ tài sản, vị trí được theo dõi, và khi một chiếc xe được bán hoặc loại bỏ, tất cả dữ liệu trên các thiết bị sẽ được xóa an toàn để tuân thủ quy định bảo mật.
Các hoạt động chung của ITAM trên vòng đời tài sản
Dù là phần mềm hay phần cứng, các hoạt động ITAM đều hướng tới việc tối ưu hóa vòng đời tài sản thông qua các hoạt động chung:
Xác định, lập và duy trì sổ đăng ký tài sản (Asset Register):
Mục tiêu: Xây dựng và duy trì một cơ sở dữ liệu hoặc danh sách chi tiết các tài sản, ghi lại các thuộc tính chính như quyền sở hữu, vị trí, trạng thái, và giá trị tài chính.
Hoạt động: Thông tin này có thể được thu thập thông qua kiểm toán, nhưng tốt hơn là nên ghi nhận nó như một phần của các quy trình thay đổi trạng thái tài sản, ví dụ: khi phần cứng mới được giao hoặc khi một phiên bản dịch vụ đám mây mới được yêu cầu. Điều này giúp ITAM tích hợp với các Practice khác như Service Configuration Management (Quản lý Cấu hình Dịch vụ).
Kiểm soát vòng đời tài sản (Asset Lifecycle Control):
Mục tiêu: Đảm bảo rằng tài sản được quản lý từ khi mua sắm đến khi loại bỏ, với các quy trình rõ ràng cho mỗi giai đoạn.
Hoạt động: Áp dụng các quy trình chuẩn cho việc mua, triển khai, sử dụng, bảo trì, nâng cấp và loại bỏ.
Quản lý kho dữ liệu (Storage Facilities Management):
Mục tiêu: Quản lý các cơ sở lưu trữ cho tài sản vật lý và phương tiện (media) liên quan. Điều này áp dụng cho cả kho vật lý (ví dụ: kho chứa máy chủ dự phòng) và kho dữ liệu kỹ thuật số (ví dụ: kho lưu trữ phần mềm, giấy phép).
Kiểm toán tài sản (Asset Audit):
Mục tiêu: Định kỳ kiểm tra và đối chiếu tài sản thực tế với dữ liệu trong sổ đăng ký để đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin.
Hoạt động: Kiểm toán vẫn cần thiết để xác minh rằng hồ sơ cấu hình là chính xác và kiểm toán các ứng dụng và cơ sở hạ tầng để nhận diện bất kỳ ứng dụng hoặc thiết bị nào không được tài liệu hóa.
Lợi ích: Nếu quản lý tài sản công nghệ thông tin có giao diện tốt với các thực hành khác, bao gồm quản lý cấu hình dịch vụ, quản lý sự cố, kiểm soát thay đổi và quản lý triển khai, thì thông tin trạng thái tài sản có thể được duy trì với ít nỗ lực hơn và độ chính xác cao hơn.
Lợi ích khi quản lý vòng đời tài sản CNTT hiệu quả
Việc quản lý hiệu quả vòng đời tài sản công nghệ thông tin thông qua ITAM mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, biến tài sản thành một nguồn giá trị không ngừng và giảm thiểu rủi ro:
Tối đa hóa giá trị tài sản: Đảm bảo mọi tài sản CNTT được sử dụng hiệu quả nhất, kéo dài tuổi thọ và mang lại lợi ích tối đa cho việc cung cấp dịch vụ.
Kiểm soát chi phí chặt chẽ: Tránh chi tiêu không cần thiết vào việc mua sắm trùng lặp, duy trì các tài sản không sử dụng, hoặc chi phí giấy phép quá mức, từ đó tối ưu hóa ngân sách CNTT trong suốt vòng đời.
Giảm thiểu rủi ro: Giảm thiểu rủi ro bảo mật (ví dụ: rò rỉ dữ liệu từ thiết bị cũ, vi phạm giấy phép phần mềm), rủi ro pháp lý (không tuân thủ quy định) và rủi ro tài chính (kiểm toán phần mềm).
Hỗ trợ ra quyết định thông minh: Cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy về tình trạng, vị trí, vòng đời và chi phí của tài sản để ra quyết định mua sắm, tái sử dụng, loại bỏ hoặc nâng cấp tài sản một cách hiệu quả.
Đảm bảo tuân thủ: Giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu quy định (ví dụ: về xử lý rác thải điện tử) và hợp đồng về quản lý và báo cáo tài sản.
Nâng cao hiệu suất hoạt động: Đảm bảo các dịch vụ được hỗ trợ bởi các tài sản phù hợp, được bảo trì tốt và luôn sẵn sàng, giảm thiểu gián đoạn và tăng hiệu quả.
Minh bạch hóa tài sản: Có cái nhìn rõ ràng và tổng thể về tất cả tài sản CNTT trong tổ chức, từ đó cải thiện sự quản lý và phối hợp giữa các bộ phận.
Kết luận
IT Asset Management không chỉ là việc kiểm kê; đó là việc lập kế hoạch và quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản CNTT để tối đa hóa giá trị, kiểm soát chi phí và quản lý rủi ro. Bằng cách thực hiện hiệu quả các hoạt động chính của ITAM, bạn sẽ biến tài sản CNTT thành nguồn lực mạnh mẽ, hỗ trợ sự phát triển bền vững và giúp tổ chức của bạn đạt được mục tiêu trong kỷ nguyên số.
Hãy quản lý tài sản của bạn một cách chiến lược để tối đa hóa mọi đồng đầu tư và bảo vệ giá trị!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá cách IT Asset Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ của ITIL, và những lợi ích chiến lược mà nó mang lại!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét