Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong hành trình "Giải mã các Practices trong ITIL 4", chúng ta đã cùng nhau khám phá nhiều khía cạnh của quản lý dịch vụ, từ việc quản lý sự cố để khôi phục dịch vụ nhanh chóng đến việc đảm bảo tính liên tục của hoạt động. Hôm nay, chúng ta sẽ chuyển sang một Practice (thực hành) quan trọng khác, giúp tối ưu hóa giá trị từ các khoản đầu tư công nghệ thông tin (CNTT) của bạn: IT Asset Management (ITAM) – Quản lý Tài sản công nghệ thông tin.
Trong một thế giới nơi công nghệ thay đổi liên tục và chi phí đầu tư CNTT ngày càng cao, việc biết rõ bạn đang sở hữu những gì, ở đâu, và chúng đang mang lại giá trị như thế nào là điều thiết yếu. ITAM không chỉ là việc kiểm kê; đó là chiến lược để tối đa hóa hiệu quả từ mọi tài sản.
IT Asset Management (ITAM) là gì? Hơn cả một danh sách kiểm kê
Khi nhắc đến "tài sản CNTT", nhiều người có thể chỉ nghĩ đến các máy tính, máy chủ. Và "quản lý tài sản" đôi khi bị hiểu lầm là chỉ việc kiểm kê và ghi nhận. Tuy nhiên, theo ITIL 4, IT Asset Management (ITAM) là một Practice toàn diện và mang tính chiến lược hơn nhiều.
Mục đích của thực hành quản lý tài sản công nghệ thông tin là lập kế hoạch và quản lý toàn bộ vòng đời của tất cả tài sản công nghệ thông tin.
Điều này giúp tổ chức đạt được nhiều mục tiêu quan trọng:
Tối đa hóa giá trị: Đảm bảo mọi tài sản CNTT được sử dụng hiệu quả và mang lại lợi ích cao nhất.
Kiểm soát chi phí: Quản lý chi tiêu cho việc mua sắm, vận hành, bảo trì và loại bỏ tài sản.
Quản lý rủi ro: Giảm thiểu rủi ro pháp lý (ví dụ: vi phạm bản quyền phần mềm), rủi ro bảo mật (từ thiết bị bị mất/đánh cắp), và rủi ro hoạt động (từ thiết bị lỗi thời).
Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp thông tin chính xác để đưa ra quyết định mua sắm, tái sử dụng, hoặc loại bỏ tài sản một cách thông minh.
Đáp ứng yêu cầu quy định, hợp đồng: Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và các điều khoản hợp đồng liên quan đến việc sử dụng tài sản.
Một tài sản công nghệ thông tin (IT asset) được định nghĩa là bất kỳ thành phần nào có giá trị tài chính có thể đóng góp vào việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ công nghệ thông tin.
Ví dụ: Hãy hình dung bạn là một công ty cho thuê xe như Axle Car Hire. Chiếc xe là tài sản chính. Nhưng bên trong chiếc xe đó, có rất nhiều tài sản CNTT nhỏ hơn, có giá trị và cần được quản lý: hệ thống định vị GPS, màn hình cảm ứng, phần mềm giải trí, các bộ điều khiển điện tử (ECU), và giờ là cả hệ thống hỗ trợ lái xe như Axle Aware. IT Asset Management là việc quản lý tất cả những thứ này, từ khi chúng được mua, sử dụng, đến khi chúng được loại bỏ, để đảm bảo chúng mang lại giá trị cao nhất cho dịch vụ thuê xe.
Phạm vi và các loại hình của IT Asset Management
Phạm vi của quản lý tài sản công nghệ thông tin rất rộng và bao gồm nhiều loại thành phần khác nhau, không chỉ giới hạn ở máy tính và phần mềm.
Phần cứng (Hardware): Máy chủ, thiết bị mạng, máy tính cá nhân, máy in, thiết bị ngoại vi, thiết bị di động.
Phần mềm (Software): Ứng dụng, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, giấy phép phần mềm.
Mạng (Networks): Các thiết bị và cấu hình mạng.
Dịch vụ đám mây (Cloud Services): Các dịch vụ Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) mà tổ chức sử dụng (dù không sở hữu vật lý, nhưng là tài sản tài chính).
Thiết bị của người dùng cuối (End-user devices): Máy tính xách tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng.
Công nghệ vận hành (Operational Technology - OT): Bao gồm các thiết bị là một phần của Internet of Things (IoT) hoặc các hệ thống điều khiển công nghiệp, thường là các thiết bị trước đây không được coi là tài sản CNTT, nhưng hiện nay bao gồm khả năng tính toán nhúng và kết nối mạng.
Tài liệu (Documentation): Các tài liệu thiết kế, quy trình vận hành, hướng dẫn sử dụng (nếu chúng có giá trị tài chính và cần thiết cho dịch vụ).
Con người (People) & Nhà cung cấp (Suppliers): Một số trường hợp, các vai trò con người hoặc mối quan hệ nhà cung cấp cũng có thể được quản lý như một tài sản nếu chúng là yếu tố cốt lõi và có giá trị tài chính đáng kể đối với việc cung cấp dịch vụ.
ITAM là một tiểu thực hành của quản lý tài sản (Asset management) nói chung, đặc biệt nhằm quản lý vòng đời và tổng chi phí của thiết bị và cơ sở hạ tầng CNTT. Trong ITAM, có hai loại hình quản lý tài sản chính:
Software Asset Management (SAM) - Quản lý Tài sản Phần mềm:
Tập trung cụ thể vào việc quản lý vòng đời và chi phí của tài sản phần mềm, bao gồm các giấy phép.
Mục tiêu chính của SAM là duy trì tính tuân thủ cấp phép và tối ưu hóa chi phí cho phần mềm, tránh việc sử dụng không có giấy phép hoặc lãng phí tiền vào giấy phép không dùng đến.
Hardware Asset Management (HAM) - Quản lý Tài sản Phần cứng:
Tập trung vào việc quản lý các tài sản phần cứng vật lý xuyên suốt vòng đời của chúng.
Mục tiêu là theo dõi, bảo trì, và xử lý phần cứng một cách hiệu quả.
Ví dụ: Đối với Axle Car Hire, việc quản lý tài sản CNTT bao gồm cả phần mềm (ứng dụng đặt xe, phần mềm quản lý đội xe, phần mềm Axle Aware) và phần cứng (các thiết bị GPS trong xe, màn hình cảm ứng, các bộ điều khiển điện tử, và chính các chiếc xe nếu chúng được coi là tài sản CNTT tích hợp). Việc biết rằng "tính năng in của ứng dụng không được khách hàng sử dụng" (như Radhika đã phát hiện) là một thông tin từ ITAM giúp Axle quyết định loại bỏ tính năng này, tiết kiệm chi phí duy trì phần mềm không dùng đến.
Lý do cần IT Asset Management: Tránh lãng phí và rủi ro tiềm ẩn
Nhiều tổ chức nhận ra cần quản lý tài sản công nghệ thông tin sau khi gặp phải các vấn đề nghiêm trọng do thiếu kiểm soát:
Chi phí không cần thiết và lãng phí: Trả tiền cho giấy phép phần mềm không sử dụng, mua sắm phần cứng trùng lặp hoặc không cần thiết, hoặc duy trì các tài sản đã lỗi thời nhưng vẫn tốn chi phí.
Không tuân thủ pháp lý và hợp đồng: Sử dụng phần mềm không có giấy phép hợp lệ, dẫn đến các khoản phạt lớn, hoặc không tuân thủ các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp.
Rủi ro bảo mật: Không biết vị trí của tất cả các thiết bị, dẫn đến nguy cơ mất cắp hoặc rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Thiết bị cũ không được cập nhật bảo mật có thể là lỗ hổng.
Hiệu suất kém và gián đoạn: Thiết bị cũ, lỗi thời không được thay thế hoặc bảo trì kịp thời có thể gây ra lỗi hệ thống, giảm hiệu suất và gián đoạn dịch vụ.
Quyết định đầu tư thiếu chính xác: Thiếu thông tin toàn diện về tài sản hiện có, dẫn đến việc đưa ra các quyết định mua sắm hoặc nâng cấp không tối ưu, không phù hợp với nhu cầu thực tế.
Quản lý tài sản công nghệ thông tin giúp tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên quý giá và giảm thiểu những rủi ro này. Ví dụ, số lượng máy tính dự phòng mà một tổ chức yêu cầu có thể được tính toán dựa trên các cam kết thỏa thuận mức độ dịch vụ, hiệu suất đo lường của các yêu cầu dịch vụ và dự đoán nhu cầu từ quản lý năng lực và hiệu suất.
Lợi ích khi áp dụng IT Asset Management hiệu quả
Việc áp dụng Quản lý Tài sản công nghệ thông tin hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, biến tài sản thành một nguồn giá trị không ngừng:
Tối đa hóa giá trị tài sản: Đảm bảo mọi tài sản CNTT được sử dụng hiệu quả nhất, kéo dài tuổi thọ và mang lại lợi ích tối đa cho việc cung cấp dịch vụ.
Kiểm soát chi phí toàn diện: Giảm thiểu chi tiêu không cần thiết vào việc mua sắm trùng lặp, duy trì các tài sản không sử dụng hoặc chi phí giấy phép quá mức, từ đó tối ưu hóa ngân sách CNTT.
Quản lý rủi ro hiệu quả: Giảm thiểu rủi ro bảo mật (ví dụ: mất dữ liệu từ thiết bị cũ), rủi ro pháp lý (không tuân thủ giấy phép) và rủi ro tài chính (kiểm toán phần mềm) liên quan đến tài sản.
Hỗ trợ ra quyết định thông minh: Cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy về tình trạng, vị trí, vòng đời và chi phí của tài sản để ra quyết định mua sắm, tái sử dụng, loại bỏ hoặc nâng cấp tài sản.
Đảm bảo tuân thủ: Giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu quy định (ví dụ: quy định về xử lý rác thải điện tử) và hợp đồng về quản lý và báo cáo tài sản.
Nâng cao hiệu suất hoạt động: Đảm bảo các dịch vụ được hỗ trợ bởi các tài sản phù hợp, được bảo trì tốt và luôn sẵn sàng, giảm thiểu gián đoạn.
Minh bạch hóa tài sản: Có cái nhìn rõ ràng và tổng thể về tất cả tài sản CNTT trong tổ chức, từ đó cải thiện sự quản lý và phối hợp.
Kết luận
IT Asset Management không chỉ là việc kiểm kê; đó là việc lập kế hoạch và quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản CNTT để tối đa hóa giá trị, kiểm soát chi phí và quản lý rủi ro. Trong một thế giới công nghệ phức tạp và thay đổi nhanh chóng, thực hành này là nền tảng để đảm bảo mọi khoản đầu tư của bạn đều mang lại lợi ích cao nhất và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.
Hãy biến tài sản công nghệ thông tin của bạn thành nguồn giá trị không ngừng và lợi thế cạnh tranh!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ đi sâu vào vòng đời Tài sản IT: từ mua sắm đến loại bỏ, bao gồm Software Asset Management (SAM) và Hardware Asset Management!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét