Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong hành trình "Giải mã các Practices trong ITIL 4", chúng ta đã cùng nhau khám phá nhiều khía cạnh quan trọng của quản lý dịch vụ, từ việc xây dựng các mối quan hệ bền vững đến việc đảm bảo các thay đổi được chấp nhận. Hôm nay, chúng ta sẽ chuyển sang một Practice (thực hành) không thể thiếu để bảo vệ những giá trị đó và đảm bảo sự bền vững của tổ chức: Risk Management – Quản lý Rủi ro.
Trong một thế giới kinh doanh đầy biến động, rủi ro luôn hiện hữu ở mọi ngóc ngách. Vấn đề không phải là liệu chúng ta có gặp rủi ro hay không, mà là cách chúng ta lèo lái qua nó. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro một cách chủ động và hiệu quả.
Risk Management là gì? Hơn cả việc né tránh nguy hiểm
Khi nhắc đến "rủi ro", phản ứng tự nhiên của chúng ta thường là sợ hãi và tìm cách tránh né. Tuy nhiên, theo ITIL 4, Risk Management là một Practice có tầm nhìn rộng hơn nhiều so với việc chỉ đơn thuần là phòng thủ.
Mục đích của thực hành quản lý rủi ro là đảm bảo rằng tổ chức hiểu và xử lý rủi ro một cách hiệu quả.
Quản lý rủi ro là thiết yếu để đảm bảo sự bền vững liên tục của một tổ chức và tạo ra giá trị cho khách hàng.
Một rủi ro được định nghĩa là một sự kiện có thể xảy ra và có thể gây hại hoặc mất mát, hoặc làm cho việc đạt được các mục tiêu trở nên khó khăn hơn. Nó cũng có thể được định nghĩa là sự không chắc chắn về kết quả, và có thể được sử dụng trong bối cảnh đo lường xác suất của cả kết quả tích cực lẫn kết quả tiêu cực.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là: Rủi ro không chỉ là mối đe dọa, mà còn là cơ hội. Việc không tận dụng các cơ hội có thể tự nó là một rủi ro. Ví dụ, đổi mới vốn dĩ có rủi ro nhưng có thể mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể. Quản lý rủi ro thông minh giúp bạn nhận diện và khai thác những cơ hội ẩn chứa trong các tình huống rủi ro.
Tầm quan trọng của Quản lý Rủi ro trong thế giới hiện đại
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, các tổ chức đối mặt với vô vàn rủi ro, từ các cuộc tấn công mạng, gián đoạn dịch vụ, thay đổi quy định pháp lý, đến sự cạnh tranh gay gắt và biến động kinh tế toàn cầu.
Nếu không quản lý rủi ro hiệu quả, tổ chức có thể gặp phải những hậu quả nghiêm trọng:
Tổn thất tài chính khổng lồ: Mất doanh thu do dịch vụ ngừng hoạt động, chi phí khắc phục sự cố, bồi thường cho khách hàng, hoặc các khoản phạt pháp lý.
Mất uy tín thương hiệu: Khách hàng và đối tác mất niềm tin, gây thiệt hại lâu dài cho hình ảnh và danh tiếng của tổ chức.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ khách hàng, có thể dẫn đến đình trệ toàn bộ hoạt động.
Rủi ro pháp lý và tuân thủ: Vi phạm các cam kết pháp lý hoặc quy định ngành, dẫn đến rắc rối pháp lý và kiện tụng.
Bỏ lỡ cơ hội: Không nhận diện hoặc không dám chấp nhận rủi ro để đổi mới, dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội thị trường quan trọng và mất lợi thế cạnh tranh.
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu của tất cả các hoạt động của tổ chức và do đó là trung tâm của Hệ thống Giá trị Dịch vụ (SVS) của tổ chức. Điều này có nghĩa là mọi quyết định, từ chiến lược đến vận hành, đều cần cân nhắc yếu tố rủi ro. Các quyết định về rủi ro cần được cân bằng để lợi ích tiềm năng có giá trị hơn đối với tổ chức so với chi phí để giải quyết rủi ro.
Danh mục đầu tư của tổ chức có thể được ánh xạ tới một danh mục rủi ro tiềm ẩn cần được quản lý. Khi quản lý dịch vụ hiệu quả, các sản phẩm và dịch vụ trong danh mục dịch vụ và đường ống (pipeline) đại diện cho các cơ hội để tạo ra và nắm bắt giá trị cho khách hàng, tổ chức và các bên liên quan khác. Ngược lại, những sản phẩm và dịch vụ đó có thể đại diện cho các mối đe dọa do khả năng thất bại liên quan đến các mô hình nhu cầu mà chúng thu hút, các cam kết mà chúng yêu cầu và chi phí mà chúng tạo ra.
Rủi ro là cơ hội: Tầm nhìn khác về rủi ro
Đây là một khía cạnh quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua: Rủi ro không chỉ là mối đe dọa, mà còn là cơ hội.
Đổi mới và Phát triển: Mọi sự đổi mới đều đi kèm với rủi ro. Việc thử nghiệm công nghệ mới, mở rộng sang thị trường mới, hoặc phát triển sản phẩm đột phá đều có thể thất bại. Tuy nhiên, nếu không dám chấp nhận những rủi ro có tính toán này, tổ chức sẽ không thể phát triển và sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.
Tận dụng lợi thế: Quản lý rủi ro không chỉ là giảm thiểu các hậu quả tiêu cực mà còn là nhận diện và nắm bắt các cơ hội tích cực. ISO 31000:2018 về Quản lý Rủi ro cũng nêu rõ: "Mục đích của quản lý rủi ro là tạo ra và bảo vệ giá trị" và rằng quản lý rủi ro "cải thiện hiệu suất, khuyến khích đổi mới và hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu".
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: CIO Henri của Axle đã nhận định: "Tốc độ thay đổi của ngành là nhanh chóng... Các công ty như Axle đang cạnh tranh với những đối thủ phá vỡ thị trường, bao gồm xe không người lái và dịch vụ chia sẻ xe". Ông hiểu rằng việc không đổi mới, không thử nghiệm các dịch vụ như xe điện hay ứng dụng sinh trắc học, là một rủi ro lớn đối với sự tồn tại của Axle, vì họ có thể mất thị phần vào tay các đối thủ.
Một ví dụ khác từ Axle là việc họ quyết định thuê ngoài dịch vụ vệ sinh xe cho Craig's Cleaning. Đây là một quyết định đi kèm với rủi ro (mất kiểm soát, phụ thuộc nhà cung cấp, rủi ro bảo mật truy cập). Tuy nhiên, Axle đã cân nhắc lợi ích: "Đầu tư liên tục vào dịch vụ này không có lợi cho Axle" và "lợi ích cho Axle là chúng ta có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Rốt cuộc, chúng ta không phải là một công ty vệ sinh". Marco (IT Delivery Manager) cũng đã phân tích chi tiết các mặt lợi (người dùng hài lòng, không cần duy trì cơ sở vật chất, rủi ro hư hỏng xe giảm) và mặt hại (mất cơ hội cung cấp dịch vụ, phải trả tiền, phụ thuộc vào nhà cung cấp, rủi ro truy cập của nhân viên bên ngoài vào cơ sở). Đây là một ví dụ rõ ràng về việc cân bằng rủi ro và cơ hội để đưa ra quyết định chiến lược.
Các Nguyên tắc Cơ bản của Quản lý Rủi ro
ITIL 4 dựa trên các nguyên tắc cơ bản trong Quản lý Rủi ro để đảm bảo tính hiệu quả và toàn diện:
Rủi ro là một phần của kinh doanh: Tổ chức nên đảm bảo rằng rủi ro được quản lý một cách phù hợp. Điều này không có nghĩa là tất cả rủi ro đều phải được tránh. Ngược lại, việc chấp nhận rủi ro là cần thiết để đảm bảo sự bền vững lâu dài. Tuy nhiên, rủi ro cần được xác định, hiểu rõ và đánh giá theo mức độ rủi ro mà tổ chức sẵn sàng chấp nhận (tức là mức độ chấp nhận rủi ro) và được quản lý, giám sát một cách phù hợp.
Quản lý rủi ro phải nhất quán trong toàn tổ chức: Điều quan trọng là thực hành quản lý rủi ro phải được quản lý một cách toàn diện để đạt được sự nhất quán trong toàn tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả, cần có sự tham vấn liên tục với các bên liên quan và sự linh hoạt phù hợp cho các bộ phận khác nhau của tổ chức.
Văn hóa quản lý rủi ro: Giống như các lĩnh vực quản lý khác, quản lý rủi ro cũng được hưởng lợi từ việc có văn hóa phù hợp. Điều này có nghĩa là khuyến khích sự minh bạch, cởi mở khi báo cáo rủi ro, và học hỏi từ cả thành công lẫn thất bại.
Lợi ích khi áp dụng Risk Management hiệu quả
Việc áp dụng một thực hành Quản lý Rủi ro mạnh mẽ, toàn diện mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức, biến rủi ro thành động lực:
Đảm bảo sự bền vững của tổ chức: Bảo vệ tổ chức khỏi những tổn thất lớn và gián đoạn hoạt động không lường trước được, từ đó củng cố khả năng tồn tại và phát triển.
Ra quyết định tốt hơn: Các quyết định quan trọng (về đầu tư, chiến lược, vận hành) được đưa ra dựa trên sự hiểu biết rõ ràng về rủi ro và lợi ích tiềm năng, giúp tối ưu hóa kết quả.
Tăng cường khả năng thích ứng và linh hoạt: Giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thách thức bất ngờ, và chủ động nắm bắt các cơ hội mới trong môi trường thay đổi.
Thúc đẩy đổi mới có kiểm soát: Cho phép tổ chức chấp nhận những rủi ro cần thiết để đổi mới và đạt được lợi thế cạnh tranh, nhưng trong khuôn khổ được quản lý chặt chẽ.
Tuân thủ quy định: Đảm bảo tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ngành về quản lý rủi ro, tránh các khoản phạt và rắc rối.
Cải thiện uy tín và lòng tin: Khách hàng, đối tác và cổ đông tin tưởng hơn vào một tổ chức quản lý rủi ro chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
Kết luận
Risk Management không chỉ là việc tránh né nguy hiểm; đó là nghệ thuật lèo lái con thuyền tổ chức qua biển cả biến động, nhận diện cả mối đe dọa lẫn cơ hội để đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Bằng cách quản lý rủi ro hiệu quả, bạn không chỉ bảo vệ tài sản mà còn mở ra những con đường mới cho sự phát triển và tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức của mình.
Hãy chấp nhận rủi ro một cách thông minh để khai thác tiềm năng của chúng và dẫn dắt tổ chức đến thành công!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ đi sâu vào các nguyên tắc và quy trình cụ thể của Quản lý Rủi ro, bao gồm cách nhận diện, phân tích, đánh giá và ứng phó với rủi ro!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét