Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong những bài viết gần đây, chúng ta đã cùng nhau khám phá Project Management – Quản lý Dự án – từ mục đích cơ bản đến việc đi sâu vào các phương pháp truyền thống và linh hoạt. Chúng ta đã hiểu rằng đây là Practice (thực hành) thiết yếu để biến ý tưởng thành hiện thực và thực hiện những thay đổi đáng kể trong tổ chức.
Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào khía cạnh chiến lược của Practice này: cách Project Management hoạt động như một động lực mạnh mẽ cho sự thay đổi, được tích hợp vào toàn bộ ITIL Service Value Chain (Chuỗi Giá Trị Dịch vụ). Việc hiểu rõ sự đóng góp này sẽ giúp bạn đảm bảo các dịch vụ mới hoặc thay đổi được lên kế hoạch, thực hiện và bàn giao một cách hiệu quả, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Nhắc lại về Project Management và Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Mục đích của thực hành quản lý dự án là đảm bảo rằng tất cả các dự án trong tổ chức được triển khai thành công. Điều này đạt được thông qua việc lập kế hoạch, ủy quyền, giám sát và duy trì kiểm soát tất cả các khía cạnh của một dự án, đồng thời duy trì động lực của những người tham gia. Các dự án là một trong những phương tiện để giới thiệu những thay đổi đáng kể cho một tổ chức.
Trong khi đó, Chuỗi Giá Trị Dịch vụ (SVC) là mô hình vận hành của ITIL 4, mô tả các hoạt động mà tổ chức thực hiện để tạo ra và cung cấp giá trị cho khách hàng: Plan (Lập kế hoạch), Improve (Cải tiến), Engage (Tương tác), Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi), Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng), và Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ).
Vậy, Project Management (PM) tương tác và đóng góp vào các hoạt động này như thế nào? PM đóng vai trò là "động cơ" thúc đẩy các sáng kiến thay đổi đi qua các hoạt động của Chuỗi Giá Trị, biến các chiến lược thành sản phẩm và dịch vụ có giá trị.
Sự đóng góp của Project Management vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Project Management là một trong những Practice có sự tương tác mạnh mẽ và đóng góp thiết yếu vào nhiều hoạt động của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, đặc biệt ở giai đoạn thực thi và bàn giao các thay đổi.
1. Vai trò trong Plan (Lập kế hoạch)
Plan là hoạt động lập kế hoạch ở tất cả các cấp độ để đảm bảo sự hiểu biết chung về tầm nhìn, trạng thái hiện tại và hướng cải tiến.
Đóng góp của PM: Trong hoạt động Plan, Project Management cung cấp thông tin và cấu trúc cho việc lập kế hoạch các sáng kiến thay đổi lớn. Các quyết định về danh mục đầu tư sản phẩm/dịch vụ của tổ chức (Portfolio Management) sẽ kích hoạt các dự án và chương trình tương ứng. Việc lập kế hoạch dự án kỹ lưỡng, bao gồm xác định phạm vi, thời gian, ngân sách và nguồn lực, là nền tảng để đảm bảo các kế hoạch chiến lược có thể hiện thực hóa.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi Henri, CIO của Axle Car Hire, muốn đưa tầm nhìn "công ty xanh" vào kế hoạch tổng thể của tổ chức, ông sẽ yêu cầu các kế hoạch dự án chi tiết cho việc mua sắm và tích hợp xe điện mới. Các tài liệu từ Project Management về phạm vi, chi phí và tiến độ của từng dự án sẽ là đầu vào quan trọng cho hoạt động Plan của Axle, giúp họ ra quyết định phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
2. Vai trò trong Design and Transition (Thiết kế và Chuyển đổi)
Design and Transition là hoạt động đảm bảo các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc thay đổi đáp ứng các yêu cầu bằng cách được thiết kế, chuyển đổi và xác thực phù hợp.
Đóng góp của PM: Project Management đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Design and Transition. Hoạt động này thường liên quan đến việc thiết kế và xây dựng các sản phẩm, dịch vụ hoặc thành phần mới hoặc đã thay đổi, và sau đó chuyển giao chúng vào hoạt động trực tiếp. Các dự án đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ mới không chỉ được thiết kế theo các thông số kỹ thuật mà còn được kiểm thử kỹ lưỡng và chuyển giao một cách có kiểm soát.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Khi nhóm của Su (Product Manager) thiết kế ứng dụng đặt xe mới cho Axle và chuẩn bị cho việc triển khai, Project Management do Marco (IT Delivery Manager) điều phối sẽ đảm bảo rằng các giai đoạn thiết kế, phát triển và thử nghiệm được thực hiện một cách có cấu trúc. Marco sẽ quản lý các mốc thời gian, nguồn lực và rủi ro để đảm bảo ứng dụng được thiết kế đúng đắn và chuyển giao mượt mà sang môi trường vận hành, không làm gián đoạn trải nghiệm của khách hàng hiện tại.
3. Vai trò trong Obtain/Build (Thu thập/Xây dựng)
Obtain/Build là hoạt động đảm bảo các thành phần dịch vụ sẵn sàng theo yêu cầu và thông số kỹ thuật đã thỏa thuận.
Đóng góp của PM: Trong hoạt động Obtain/Build, việc thu thập tài nguyên mới cũng như phát triển và tích hợp thường được thực hiện như một dự án. Các thay đổi được triển khai dần dần như một phần của hoạt động này, đặc biệt là trong các môi trường DevOps, nơi các vòng lặp phát triển nhỏ và liên tục. Project Management đảm bảo rằng các thành phần này được phát triển hoặc mua sắm đúng theo yêu cầu, ngân sách và tiến độ đã định.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Với dự án triển khai hệ thống Axle Aware, Marco sẽ quản lý việc 'thu thập' các cảm biến từ nhà cung cấp bên ngoài và 'xây dựng' phần mềm tích hợp nội bộ. Project Management sẽ đảm bảo các hợp đồng mua sắm được ký kết đúng hạn, các giai đoạn phát triển phần mềm được thực hiện theo đúng kế hoạch (ví dụ: theo các sprint Agile), và tất cả các thành phần được tích hợp hoàn chỉnh và đúng chất lượng, sẵn sàng cho việc triển khai cuối cùng.
4. Vai trò trong Deliver and Support (Cung cấp và Hỗ trợ)
Deliver and Support là hoạt động đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và hỗ trợ theo các thông số kỹ thuật và mức độ thỏa thuận.
Đóng góp của PM: Project Management cũng có vai trò trong hoạt động Deliver and Support. Việc thiết kế, chuyển đổi và bàn giao các dịch vụ cho các người tiêu dùng dịch vụ nội bộ hoặc bên ngoài để quản lý vận hành cần được lập kế hoạch và thực hiện tốt để đảm bảo hoạt động kinh doanh thông thường không bị ảnh hưởng. Nó đảm bảo rằng khi một dịch vụ mới đi vào hoạt động, đội ngũ vận hành đã sẵn sàng và được trang bị đầy đủ để duy trì nó, bao gồm tài liệu hướng dẫn và đào tạo cần thiết.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Sau khi ứng dụng đặt xe mới được phát triển và sẵn sàng, Project Management sẽ quản lý quá trình bàn giao cho đội ngũ Service Desk và vận hành của Axle. Điều này bao gồm việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, các buổi đào tạo về tính năng mới, và quy trình xử lý sự cố ban đầu để đảm bảo đội ngũ hỗ trợ có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên, duy trì chất lượng dịch vụ liền mạch.
5. Vai trò trong các hoạt động còn lại (Improve, Engage)
Mặc dù các hoạt động Design and Transition, Obtain/Build và Deliver and Support là nơi Project Management có đóng góp mạnh mẽ nhất, nó vẫn có ảnh hưởng đến các hoạt động còn lại của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ:
Improve (Cải tiến): Nhiều sáng kiến cải tiến được triển khai thông qua các dự án. Project Management đảm bảo các dự án cải tiến được thực hiện có cấu trúc và đạt được kết quả mong muốn, cung cấp các sản phẩm cải tiến để hoạt động Improve có thể đo lường và đánh giá.
Engage (Tương tác): Các dự án cần sự tương tác và phản hồi từ các bên liên quan, đặc biệt là khách hàng và người dùng. Project Management giúp quản lý các mối quan hệ này để đảm bảo các yêu cầu được hiểu rõ và các bên liên quan được cập nhật về tiến độ, quản lý kỳ vọng của họ.
Lợi ích khi Project Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ
Khi Project Management được tích hợp chặt chẽ vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó mang lại những lợi ích đáng kể, biến nó thành một động lực mạnh mẽ cho sự thành công của tổ chức:
Thúc đẩy và thực hiện thay đổi: Dự án là động lực chính để đưa các ý tưởng và chiến lược mới vào thực tế. Tổ chức phải cân bằng nhu cầu của mình để duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại một cách hiệu quả và hiệu suất, đồng thời chuyển đổi các hoạt động kinh doanh đó để thay đổi, tồn tại và cạnh tranh trên thị trường.
Kiểm soát và minh bạch: Cung cấp cái nhìn rõ ràng về tiến độ, ngân sách và rủi ro của từng sáng kiến, giúp các bên liên quan dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định.
Tối ưu hóa nguồn lực: Phân bổ hiệu quả các nguồn lực cho các dự án, tránh lãng phí và đảm bảo chúng được sử dụng nơi mang lại giá trị cao nhất.
Giảm thiểu gián đoạn: Đảm bảo rằng việc triển khai các dịch vụ mới không làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh hàng ngày, duy trì sự ổn định.
Nâng cao chất lượng đầu ra: Các sản phẩm và dịch vụ được phát triển một cách có hệ thống, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và đáp ứng yêu cầu.
Tăng cường sự hợp tác: Thúc đẩy làm việc nhóm và phối hợp giữa các bộ phận liên quan đến dự án (phát triển, vận hành, kinh doanh).
Giao hàng giá trị: Cuối cùng, các dự án thành công sẽ mang lại giá trị thực sự cho khách hàng và tổ chức, hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược.
Kết luận
Project Management chính là động cơ, là cầu nối biến các ý tưởng và chiến lược thành những sản phẩm và dịch vụ có giá trị. Bằng cách tích hợp chặt chẽ Practice này vào mọi giai đoạn của Chuỗi Giá Trị Dịch vụ, nó đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được thực hiện một cách có kiểm soát, hiệu quả và cuối cùng là mang lại thành công bền vững cho tổ chức của bạn.
Hãy quản lý dự án một cách chiến lược để đạt được những thành quả vượt trội và thúc đẩy sự phát triển không ngừng!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá Practice Relationship Management – Quản lý Quan hệ, một Practice cốt lõi để xây dựng và duy trì các mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét