Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong bài viết trước, chúng ta đã đặt nền móng cho Project Management – Quản lý Dự án, hiểu được vai trò của nó trong việc biến ý tưởng thành hiện thực. Hôm nay, chúng ta sẽ đi sâu vào câu hỏi mà rất nhiều tổ chức đang trăn trở: Nên chọn phương pháp quản lý dự án nào? Truyền thống (Waterfall) hay linh hoạt (Agile)?
ITIL 4, với bản chất là một khuôn khổ hướng dẫn tốt nhất, không hề ưu tiên một phương pháp nào. Thay vào đó, nó khuyến khích sự kết hợp phù hợp với ngữ cảnh của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các đặc điểm của từng phương pháp, cách ITIL nhìn nhận chúng, và tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro, nguồn lực và sự cân bằng giữa các dự án với hoạt động kinh doanh thông thường.
Nhắc lại về Project Management: Đưa ý tưởng thành hiện thực
Mục đích của thực hành quản lý dự án là đảm bảo rằng tất cả các dự án trong tổ chức được triển khai thành công. Điều này đạt được thông qua việc lập kế hoạch, ủy quyền, giám sát và duy trì kiểm soát tất cả các khía cạnh của một dự án, đồng thời duy trì động lực của những người tham gia. Các dự án là một trong những phương tiện chính để giới thiệu những thay đổi đáng kể cho một tổ chức.
Tuy nhiên, cách một dự án được quản lý – tức là phương pháp luận – có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và kết quả cuối cùng.
Phương pháp quản lý dự án truyền thống: Waterfall (Thác nước)
Phương pháp Waterfall (hay còn gọi là mô hình Thác nước) là cách tiếp cận phát triển tuyến tính và tuần tự, với các mục tiêu riêng biệt cho mỗi giai đoạn phát triển. Trong mô hình này, các giai đoạn được hoàn thành từng bước một, và giai đoạn tiếp theo chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đó đã hoàn tất và được phê duyệt hoàn toàn. Giống như dòng nước đổ từ trên thác xuống, một khi đã qua một giai đoạn, rất khó (và tốn kém) để quay ngược lại.
Các giai đoạn điển hình:
Yêu cầu (Requirements): Thu thập và tài liệu hóa tất cả các yêu cầu của dự án.
Thiết kế (Design): Thiết kế kiến trúc hệ thống và các thành phần dựa trên yêu cầu.
Triển khai (Implementation): Viết mã, xây dựng các thành phần.
Kiểm thử (Testing): Kiểm tra lỗi và xác minh hệ thống hoạt động đúng.
Bàn giao (Deployment/Maintenance): Triển khai hệ thống và duy trì hoạt động.
Đặc điểm chính của Waterfall:
Tuần tự và tuyến tính: Các giai đoạn theo một trình tự cố định, không có sự chồng chéo.
Yêu cầu cố định: Yêu cầu được thu thập đầy đủ và chốt ở giai đoạn đầu, lý tưởng là không thay đổi trong suốt dự án.
Phạm vi rõ ràng: Phạm vi dự án được định nghĩa chi tiết ngay từ ban đầu.
Tập trung vào tài liệu: Tạo ra nhiều tài liệu chi tiết (đặc tả yêu cầu, tài liệu thiết kế) ở mỗi giai đoạn.
Khi nào nên sử dụng Waterfall?
Phù hợp với các dự án có yêu cầu ổn định, rõ ràng và ít khả năng thay đổi trong suốt vòng đời dự án.
Khi có các quy định nghiêm ngặt và cần quy trình kiểm soát chặt chẽ, dễ dàng kiểm toán (ví dụ: các dự án trong ngành y tế, hàng không, hoặc chính phủ).
Ví dụ: Xây dựng các hệ thống chính phủ, dự án xây dựng vật lý (nhà cửa, cầu đường), các hệ thống phần mềm có tính ổn định cao và ít cần thay đổi.
Ví dụ: Một dự án xây dựng trung tâm dữ liệu mới thường theo mô hình Waterfall. Các giai đoạn từ thiết kế mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý, lắp đặt hệ thống điện, điều hòa, đến triển khai máy chủ và mạng đều phải được hoàn thành tuần tự và tuân thủ các bản vẽ kỹ thuật chi tiết. Mọi thay đổi trong quá trình sẽ rất tốn kém và phức tạp.
Phương pháp quản lý dự án linh hoạt: Agile
Ngược lại với Waterfall, phương pháp Agile (hay còn gọi là Nhanh nhẹn) được thiết kế cho các môi trường thay đổi nhanh chóng, nơi yêu cầu có thể liên tục phát triển và khó định nghĩa rõ ràng ngay từ đầu.
Agile tập trung vào việc giao hàng tăng dần, phản hồi liên tục và khả năng nhanh chóng ưu tiên lại công việc. Công việc được tổ chức thành các phần nhỏ, có thể quản lý được (gọi là "sprints" hoặc "iterations"), và được thực hiện và hoàn thành trong các chu kỳ ngắn.
Đặc điểm chính của Agile:
Lặp lại và tăng dần (Iterative and Incremental): Dự án được chia thành các chu kỳ ngắn (ví dụ: 2-4 tuần), mỗi chu kỳ tạo ra một phần sản phẩm có giá trị và có thể sử dụng được.
Phản hồi liên tục: Thu thập phản hồi từ khách hàng và người dùng thường xuyên (ví dụ: sau mỗi sprint) để điều chỉnh và cải tiến sản phẩm.
Thích ứng với thay đổi: Sẵn sàng thay đổi yêu cầu và ưu tiên giữa chừng, thậm chí ở giai đoạn cuối của dự án.
Cộng tác mạnh mẽ: Đội ngũ làm việc chặt chẽ với nhau (tự tổ chức) và với khách hàng, thúc đẩy giao tiếp trực tiếp.
Tích hợp chặt chẽ với CI/CD (Continuous Integration/Continuous Delivery): Tự động hóa cao trong quy trình phát triển và triển khai.
Khi nào nên sử dụng Agile?
Phù hợp với các dự án có yêu cầu không rõ ràng, thường xuyên thay đổi, hoặc cần tốc độ ra thị trường nhanh chóng.
Khi cần sự linh hoạt cao và khả năng thử nghiệm, học hỏi liên tục.
Ví dụ: Phát triển phần mềm, phát triển sản phẩm mới trong ngành công nghệ thông tin (ví dụ: ứng dụng di động, nền tảng SaaS), các dự án đổi mới sáng tạo.
Ví dụ: Dự án phát triển ứng dụng đặt xe của Axle Car Hire. Nhóm có thể phát triển các tính năng như đặt xe cơ bản trong sprint 1, sau đó bổ sung tính năng thanh toán trực tuyến trong sprint 2, và tính năng sinh trắc học trong sprint 3. Sau mỗi sprint, họ nhận phản hồi từ người dùng để điều chỉnh các sprint tiếp theo, đảm bảo sản phẩm cuối cùng phù hợp với nhu cầu thay đổi của khách hàng.
ITIL và các phương pháp quản lý dự án: Không ưu tiên, chỉ phù hợp ngữ cảnh
Một điều quan trọng cần nhấn mạnh là: ITIL 4, với bản chất là một khuôn khổ hướng dẫn tốt nhất, không hề ưu tiên hay độc quyền một phương pháp quản lý dự án nào. Ngược lại, ITIL khuyến khích tổ chức lựa chọn và kết hợp các phương pháp phù hợp nhất với ngữ cảnh, mục tiêu và văn hóa của mình.
Sự linh hoạt của ITIL: ITIL 4 được thiết kế để tương thích với các phương pháp làm việc linh hoạt như Agile, DevOps, Lean, đồng thời vẫn tôn trọng và có thể tích hợp với các phương pháp truyền thống hơn.
Bổ sung cho nhau: Cả Waterfall và Agile đều có điểm mạnh và điểm yếu. Một tổ chức trưởng thành sẽ biết cách tận dụng điểm mạnh của từng phương pháp hoặc thậm chí là kết hợp chúng lại (phương pháp Hybrid). Ví dụ, phần cứng có thể theo Waterfall, nhưng phần mềm trên đó có thể theo Agile.
ITIL 4 đưa quản lý dự án vào bối cảnh rộng hơn của quản lý dịch vụ. Nó giúp các đội ngũ phát triển sản phẩm (thường dùng Agile) và các đội ngũ vận hành dịch vụ (thường có xu hướng ổn định hơn) giao tiếp và phối hợp hiệu quả, đảm bảo rằng các dự án mang lại giá trị và được tích hợp suôn sẻ vào hoạt động vận hành.
Ví dụ thực tế tại Axle Car Hire: Radhika, IT Business Analyst của Axle, đã nói: "Thực hành kiểm soát thay đổi tại Axle đảm bảo rằng các dịch vụ của chúng tôi đạt được sự cân bằng phù hợp giữa tính linh hoạt và độ tin cậy". Marco, IT Delivery Manager, bổ sung: "Một số quy trình của chúng tôi rất tự động và được thiết kế để triển khai thay đổi nhanh chóng. Những cái này hoàn hảo cho các thay đổi đối với ứng dụng đặt xe của chúng tôi và một số hệ thống công nghệ thông tin." Nhưng với hệ thống Axle Aware (hệ thống an toàn), "đó quan trọng hơn thời gian ra thị trường." Điều này cho thấy Axle áp dụng một cách tiếp cận hỗn hợp, lựa chọn phương pháp quản lý dự án phù hợp với loại hình và tầm quan trọng của dự án – tốc độ cho ứng dụng, an toàn cho hệ thống cốt lõi.
Quản lý rủi ro, nguồn lực và cân bằng "Business As Usual"
Dù sử dụng phương pháp nào, Project Management trong ITIL luôn nhấn mạnh việc quản lý ba khía cạnh quan trọng này:
Quản lý Rủi ro: Mọi dự án đều tiềm ẩn rủi ro (vượt ngân sách, chậm tiến độ, không đạt chất lượng, rủi ro bảo mật). Project Management bao gồm việc nhận diện, phân tích, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến mục tiêu dự án. Điều này liên kết chặt chẽ với Practice Risk Management.
Quản lý Nguồn lực: Nguồn lực (con người, tài chính, công nghệ, vật chất) luôn hữu hạn. Quản lý dự án cần phân bổ và sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu dự án mà không làm quá tải hoặc thiếu hụt cho các hoạt động khác.
Cân bằng giữa Dự án và "Business As Usual" (Hoạt động kinh doanh thông thường): Đây là một thách thức lớn đối với nhiều tổ chức. Các dự án mang lại sự thay đổi và đổi mới, nhưng hoạt động kinh doanh hàng ngày là nguồn tạo ra doanh thu và duy trì hoạt động. Quản lý dự án phải đảm bảo rằng việc thực hiện các dự án không làm gián đoạn nghiêm trọng hoặc gây tổn hại đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Sự cân bằng này có thể ảnh hưởng đến một số lĩnh vực, bao gồm nguồn lực (con người, tài sản, tài chính), mức độ dịch vụ, mối quan hệ khách hàng và năng suất.
Ví dụ: Khi Axle triển khai hệ thống Axle Aware, Marco đã nhận định: "Hệ thống như Axle Aware không thể thay đổi như ứng dụng đặt xe... Điều đó quan trọng hơn thời gian ra thị trường." Điều này cho thấy việc quản lý dự án đã cân nhắc rủi ro và sự ổn định của hoạt động hàng ngày, thay vì chỉ chạy theo tốc độ, đặc biệt với các hệ thống an toàn.
Kết luận
Quản lý Dự án là một Practice đa diện, không bị giới hạn bởi một phương pháp cụ thể nào. Dù bạn chọn Waterfall, Agile, hay một cách tiếp cận hỗn hợp, điều quan trọng là phải hiểu rõ ngữ cảnh, quản lý hiệu quả rủi ro, nguồn lực và duy trì sự cân bằng giữa việc đổi mới và duy trì hoạt động hàng ngày.
Bằng cách chọn phương pháp phù hợp nhất và quản lý chặt chẽ các khía cạnh cốt lõi, bạn sẽ đảm bảo các dự án của mình không chỉ thành công về mặt kỹ thuật mà còn mang lại giá trị bền vững cho tổ chức.
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ khám phá cách Project Management tích hợp vào Chuỗi Giá Trị Dịch vụ của ITIL, và những lợi ích thực tiễn mà nó mang lại!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét