Chào mừng các bạn trở lại với blog của ITSM Expert!
Trong hành trình "Giải mã các Practices trong ITIL 4", chúng ta đã cùng nhau khám phá nhiều khía cạnh của quản lý dịch vụ, từ việc quản lý con người trong thay đổi đến việc bảo vệ tài sản thông tin. Hôm nay, chúng ta sẽ chuyển sang một Practice (thực hành) mang tính chiến lược cao, giúp tổ chức đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn: Portfolio Management – Quản lý Danh mục đầu tư.
Trong một thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh và với nguồn lực hữu hạn, việc lựa chọn đúng nơi để đầu tư là yếu tố then chốt cho sự thành công. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý danh mục một cách chiến lược.
Portfolio Management là gì? Hơn cả một danh sách dự án
Khi nhắc đến "danh mục đầu tư", nhiều người có thể nghĩ ngay đến danh sách các dự án đang chạy. Tuy nhiên, theo ITIL 4, Portfolio Management là một Practice (thực hành) có mục tiêu rộng hơn và mang tính chiến lược sâu sắc hơn nhiều.
Mục đích của thực hành quản lý danh mục đầu tư là đảm bảo rằng tổ chức có sự kết hợp phù hợp của các chương trình, dự án, sản phẩm và dịch vụ để thực hiện chiến lược của tổ chức trong giới hạn ngân sách và tài nguyên của mình.
Nó là một tập hợp phối hợp các quyết định chiến lược giúp cân bằng giữa thay đổi tổ chức và hoạt động kinh doanh thông thường.
Hãy hình dung tổ chức của bạn như một nhà đầu tư lớn, có một lượng tài nguyên (tiền bạc, nhân lực, thời gian) hữu hạn. Có vô số ý tưởng, dự án tiềm năng và dịch vụ có thể thực hiện. Quản lý Danh mục đầu tư chính là nghệ thuật và khoa học của việc lựa chọn, ưu tiên và cân bằng những gì sẽ làm để đạt được mục tiêu chiến lược. Nó giống như việc bạn quản lý một danh mục đầu tư tài chính cá nhân – bạn sẽ không bỏ tất cả trứng vào một giỏ, và bạn sẽ chọn những khoản đầu tư phù hợp nhất với mục tiêu lợi nhuận và mức độ chấp nhận rủi ro của mình.
Thực hành này hỗ trợ các quyết định của cơ quan quản lý và lãnh đạo của tổ chức về nơi tốt nhất để phân bổ nguồn lực tài chính.
Tầm quan trọng của việc lựa chọn đúng sáng kiến để đầu tư
Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và tài nguyên hữu hạn, việc lựa chọn đúng sáng kiến để đầu tư là cực kỳ quan trọng. Nếu chọn sai, tổ chức có thể đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng:
Lãng phí nguồn lực khổng lồ: Tiền bạc, thời gian và công sức của nhân lực có thể bị chi tiêu vào các dự án hoặc dịch vụ không mang lại lợi ích mong muốn, hoặc thậm chí là không thể hoàn thành.
Mất đi lợi thế cạnh tranh: Bỏ lỡ các cơ hội thị trường mới hoặc không phản ứng kịp thời với sự thay đổi của ngành, khiến đối thủ vượt lên.
Không đạt được mục tiêu chiến lược: Các dự án không được liên kết chặt chẽ với tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của tổ chức, dẫn đến sự phân mảnh và thiếu định hướng.
Làm quá tải tổ chức: Cố gắng thực hiện quá nhiều dự án cùng lúc với nguồn lực hạn chế, dẫn đến việc không dự án nào thành công hoàn toàn và làm suy giảm hiệu suất hoạt động hàng ngày.
Sự thành công của các chương trình và dự án trong lịch sử thường được đánh giá bằng mức độ hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách, và đã mang lại các đầu ra, kết quả và lợi ích yêu cầu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các tổ chức đã gặp khó khăn trong việc chứng minh lợi tức đầu tư (ROI) từ sự thay đổi, và ngày càng có sự công nhận rằng thành công thực sự chỉ có thể đạt được nếu chương trình hoặc dự án đó là sáng kiến "đúng" để thực hiện ngay từ đầu.
Quản lý danh mục đầu tư thực hiện điều này thông qua một tập hợp phối hợp các quyết định chiến lược. Nó giúp cân bằng giữa nhu cầu thay đổi và đổi mới của tổ chức với việc duy trì hoạt động kinh doanh thông thường (business as usual) một cách hiệu quả.
Các hoạt động chính của Portfolio Management
Để thực hiện mục đích của mình, Quản lý Danh mục đầu tư bao gồm các hoạt động chính sau:
Phát triển và áp dụng khuôn khổ hệ thống:
Xây dựng một hệ thống có cấu trúc để xác định và cung cấp danh mục các sản phẩm, dịch vụ, chương trình và dự án.
Khuôn khổ này cung cấp sự nhất quán và chuẩn hóa trong việc quản lý các sáng kiến, giúp tổ chức có cái nhìn tổng thể về mọi hoạt động.
Định nghĩa rõ ràng sản phẩm và dịch vụ:
Liên kết chúng với việc đạt được các kết quả đã thỏa thuận. Điều này đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong chuỗi giá trị dịch vụ đều phù hợp với định nghĩa giá trị và các yếu tố thành công quan trọng (Critical Success Factors - CSF) liên quan.
Mọi thứ trong danh mục phải có một trường hợp kinh doanh (business case) rõ ràng, chứng minh giá trị nó mang lại.
Đánh giá và ưu tiên các đề xuất:
Đây là một quá trình liên tục. Các đề xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án mới, và các sáng kiến thay đổi khác, được đánh giá và ưu tiên dựa trên các giới hạn về nguồn lực, kỳ vọng về lợi ích, chi phí, và mức độ phù hợp với chiến lược tổng thể.
Việc này giúp tổ chức quyết định nên đầu tư vào đâu, dừng cái gì, hoặc tạm hoãn cái gì.
Xem xét lại danh mục đầu tư:
Thường xuyên xem xét danh mục để đánh giá tiến độ, kết quả, chi phí, rủi ro, lợi ích và đóng góp chiến lược của từng sáng kiến.
Việc xem xét này liên tục, điều chỉnh theo bất kỳ thay đổi nào trong các ưu tiên của tổ chức hoặc môi trường bên ngoài.
Quản lý danh mục đầu tư đóng một vai trò quan trọng trong việc phân bổ, triển khai và quản lý các nguồn lực (tài chính, nhân sự, công nghệ) trong toàn tổ chức. Điều này tạo điều kiện cho việc điều chỉnh nguồn lực và năng lực với các kết quả của khách hàng như một phần của việc thực hiện chiến lược trong ITIL SVS (Service Value System).
Ví dụ thực tế: Lựa chọn đầu tư tại Axle Car Hire
Để minh họa tầm quan trọng của việc lựa chọn đúng sáng kiến, hãy xem ví dụ về Axle Car Hire. Sau khi CIO Henri đặt ra tầm nhìn "trở thành công ty thuê xe được công nhận nhất thế giới, cung cấp trải nghiệm du lịch toàn diện" và đặc biệt là mục tiêu "công ty xanh", Axle phải đối mặt với nhiều đề xuất đầu tư cạnh tranh nhau về nguồn lực:
Nâng cấp ứng dụng đặt xe với tính năng sinh trắc học.
Triển khai hệ thống hỗ trợ lái xe Axle Aware.
Mua sắm xe điện để thay thế đội xe cũ.
Phát triển chương trình khách hàng thân thiết mới.
Đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu lớn.
Nếu không có Portfolio Management, Axle có thể:
Phân bổ nguồn lực sai: Đầu tư quá nhiều vào một dự án có lợi ích thấp hoặc rủi ro cao, trong khi bỏ qua các dự án mang tính chiến lược hơn.
Làm việc quá tải: Cố gắng thực hiện quá nhiều dự án cùng lúc với nguồn lực hạn chế, dẫn đến không dự án nào thành công hoàn toàn và làm suy giảm chất lượng dịch vụ hiện có.
Không đạt được mục tiêu chiến lược: Các dự án không được liên kết chặt chẽ với tầm nhìn "công ty xanh" hoặc "trải nghiệm toàn diện" của Henri.
Nhờ có Portfolio Management, Axle có thể:
Đánh giá và ưu tiên: Xem xét từng đề xuất một cách có hệ thống, dựa trên các tiêu chí như chi phí, lợi ích dự kiến (tăng hài lòng khách hàng, giảm chi phí vận hành), rủi ro (pháp lý, công nghệ, thị trường), và mức độ phù hợp với chiến lược tổng thể.
Cân bằng danh mục: Đảm bảo có sự cân bằng giữa các dự án ngắn hạn (ví dụ: nâng cấp ứng dụng) và dài hạn (ví dụ: chuyển đổi đội xe điện), giữa việc duy trì hoạt động hiện tại và các sáng kiến đổi mới mang tính đột phá.
Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Đảm bảo đội ngũ công nghệ thông tin, tài chính, và các bộ phận khác được phân bổ cho những dự án mang lại giá trị cao nhất và phù hợp nhất với chiến lược.
Điều này giúp Axle đưa ra các quyết định sáng suốt, đảm bảo mọi đầu tư đều hướng tới mục tiêu chiến lược và mang lại lợi ích tối đa, không chỉ cho việc duy trì hoạt động mà còn cho việc phát triển và đổi mới.
Kết luận
Portfolio Management là "la bàn" chiến lược của tổ chức. Nó giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, đưa ra các quyết định đầu tư thông minh, cân bằng giữa hoạt động hàng ngày và các sáng kiến thay đổi, từ đó đảm bảo tổ chức luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu dài hạn trong giới hạn nguồn lực của mình.
Trong một thế giới đầy những lựa chọn và cơ hội, khả năng lựa chọn đúng sáng kiến để đầu tư là yếu tố phân biệt giữa các tổ chức chỉ tồn tại và những tổ chức thực sự thịnh vượng. Hãy biến Portfolio Management thành lợi thế chiến lược của bạn!
Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn?
Đừng bỏ lỡ video tiếp theo của tôi trên YouTube, nơi chúng ta sẽ đi sâu vào các loại danh mục khác nhau mà Practice này quản lý: Sản phẩm, Dự án và Chương trình!
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận nhé!
0 Nhận xét